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リーダーに求められる時間管理術 3つのコツ

ZUU online 7月29日(金)6時10分配信

その会社で一番優秀な人材は社長――。規模の小さな企業ではこういうことは珍しくない。会社の売り上げの多くは社長がトップ営業で獲得し、それを部下に任せるということがあちこちで行われている。社長は経営・管理だけでなく営業もこなす2足のわらじを履いている。いや、もしかしたら2足どころか、3足、4足、といったわらじを履いている事だってあるかもしれない。

社長はもちろん、部下を持った組織・部門のトップが、確実に会社、部門の業績を上げるためには時間管理をしっかりやらなければならない。時間管理の3つのコツをお伝えしよう。

■午前中メールを見ない

まず朝イチで、自分自身のメールボックスを開くという人は多いだろう。だがまずそれを止めるべきだ。

なぜなら、朝というのは多くの人にとって最も活力あふれる時間帯だからだ。それなのに、その溢れるエネルギーをたまったメールボックスの返信や対応に使ってしまってはもったいない。

「ただのメールの確認では?」と思うかもし知れないが、せっかくその日を生産性のある時間にと空けておいたのにも関わらず、そのメールボックスの中身を見たらどうなるだろうか。あっという間に昼になってしまうし、メールの内容によっては1日気になってしまうかもしれない。それで生産性など上がるはずがない。

メールボックスを空けるのは、昼食の後の1時間ぐらいが良いだろう。食事後は眠くなってしまい、生産性のある仕事には向かない。このタイミングでまとめてメールをチェックするわけである。

■携帯の電源はオフにする

午前中は携帯の電源もオフにしよう。

リーダーは色々な人から電話を多くもらう宿命だ、何か作業を行い、集中したと思う度に誰かの電話で集中力をとぎらせるなんてもってのほかだ。人は何か作業を行い集中力が最も高まるのは作業開始から、15~20分程かかると言われている。一度集中が途切れると、また乗ってくるのはそこから15~20分後になってしまう。

電話もメールと同じで、午前中にかかってきた電話への折り返しを、午後にまとめてしまうべきだ。リーダーと連絡がとれなかった数時間に、部下が自分で考えて行動して用を終えているかもしれない。そういった意味でも「電話に出ない】「即レスしない」ということはすごく重要なポイントである。

■会社の外で仕事をしてみる

ずっと社内にいるのではなく、時には外で作業をしてしまうべきだ。

リーダーが社内にいるということは、部下にとっては何でも相談できるリーダーがいるということ。都度作業を中断して部下の対応に追われる事になるのは間違いない。社外にいれば、貴重な時間を生産性のある業務に充てられる。

また元来、リーダーと呼ばれる人材は会話が好きな人が多い。部下が作業をしている間にも、リーダーはその時ひらめいたアイディアなどを部下に話しかけてしまい、作業を中断させてしまうことも多く、結果的に部下の作業効率も下げてしまいかねない。

■自分の時間を重要な仕事と同じ扱いにすること

この3つのポイントはさほど目新しい方法ではないだろう。しかし即効性もあり、大きな効果を発揮する。

確実に実践する為に必要なことはたった一つ。あなた自身が、自分の生産性のある業務に取り組む時間を、「重要な商談と同じレベルで予め確保するという意志」だ。

リーダーが常に会社の命運を握る存在ならば、リーダーにとっての最優先事項は、自分の1日の業務の1時間でも2時間でも業績に関わる業務をすることだ。それがひいては会社全体の利益にもつながるのだ。(ZUU online 編集部)

最終更新:7月29日(金)6時10分

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