ここから本文です

忙しい人から必ず「返信をもらう」ための10のヒント

3/11(土) 12:30配信

Forbes JAPAN

忙しい人たちには、メールを読んだり返信をしたりする暇もないことがある。そうした人たちにメールで連絡を取りたいなら、相手の注意を引き、返信をもらえるように慎重に文面を考えなければならない。



そうしたメールを書くための、10のヒントを紹介しよう。

1. 目を引くタイトルに

開封すべきだと思わせるメールにするためには、タイトルが重要な役割を果たす。受け取る人は、「こんにちは」よりも、「明日(日付)ニューヨークで。出席できますか?」と書いてあるメールの方が気になるだろう。

ただし、大げさな言葉を使う必要はない。あまりに大げさな言い方では、スパムと間違われてしまう可能性がある。あなたのメールが何か特別なもの、すぐ返信するべきものだと思ってもらうことが大切だ。

2. 共通点に言及する

直接知らない相手に何か問い合わせるためなどに送信するメールの場合、何か共通点を見つけてそれに触れることが有効だ。例えば、同じ大学の出身である、共通の友人がいる、などといったことを伝えれば、感情的なつながりを作ることができる。

リンクトインのプロフィールなどで何か共通点を見つけることができれば、それに言及すべきだ。

3. 嬉しい出来事に触れる

メールを送りたい相手が何かで受賞したなど、その人にとって嬉しい出来事がきっかけで連絡を取ろうとしているなら、そのことを書くべきだ。

お祝いの言葉を伝えることで、相手を良い気分にさせることができる。また、あなたがその人の仕事に関心を持っていることを知らせることができる。

4. 簡潔に、少ない段落で

尊敬する相手や素晴らしいと思っている人にメールを送るときには、気分が高揚するものだ。だが、感情の高まりに任せて文章が冗長になってはいけない。

メールの文章は、「3のルール」に従う必要がある──1段落は3文、または3行で構成し、3段落以内でまとめること。

5 箇条書きにする

複数の情報を伝えたい場合には、相手に分かりやすくまとめる必要がある。短く適切な表現で、箇条書きにするのが有効だ。情報を明確に示すことで、相手は関心をそらすことなくメールを読んでくれるだろう。

1/2ページ

最終更新:3/11(土) 12:30
Forbes JAPAN

記事提供社からのご案内(外部サイト)

Forbes JAPAN
2017年9月号

株式会社アトミックスメディア

2017年9月号
7月25日(火)発売

890円(税込)

成功のヒントはフォーブスにあり!
Forbes JAPAN 無料会員に登録すると、すべての記事が読み放題。メルマガ配信、限定のプレゼントやイベントへのご招待も!