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「通る」プレゼン資料を作るには、「6W2H」を意識しよう

4/11(火) 8:10配信

ライフハッカー[日本版]

「先輩がつくった資料をまねてみてもOKがもらえなかった」とか、「本や講座を通じて資料のつくり方を勉強してきたのに、自分の提案が選ばれない」など、資料作成について悩んでいる方は決して少なくないはず。このことについて、『3秒で採用! 絶対「通る」プレゼン資料のつくり方』(天野暢子著、実業之日本社)の著者は次のように指摘しています。

【プレゼン資料の精度を高めたい人は、コチラ】

あなたがこれまで学んできたのは「資料の作り方」であって、「“通る“資料の作り方」ではなかったのです。
資料というと「プレゼン資料」「営業資料」のように、プレゼンテーションや営業活動の一部として考えられがちです。
しかし、実は「資料こそがプレゼンテーションそのものなのです。(中略)きちんと作り込めば口頭説明は不要になるのが、資料の魅力なのです。
(はじめに 『通る』資料作りのコツを伝授!)より」

なお、「意思決定を引き寄せる」資料をつくるにあたり、著者は常に次の5つを考えているのだといいます。

【決め手はGHOUS(ガウス)!】

Goal(目標意識):この資料によって「何が」「どうなる」のかを常に意識する
Hospitality(気くばり):相手にとってうれしい、心地よいもので意思決定を促す
Originality(自分らしさ):あなたらしさを伝えて選ばれやすくする
Usability(使いやすさ):相手の使いやすさを徹底する
Simple(シンプル):相手を説得ではなく直感で納得させる
(はじめに 『通る』資料作りのコツを伝授!)より」

そして、さらに忘れてはいけないことがあるのだとか。そのことについて触れたSTEP 1「『6W2H』で『仕様を決める』!」を見てみましょう。

What(なにを?) 意思決定に必要な情報はなにか

資料を通すためには、必須情報を「6W2H」で書き出す必要があると著者はいいます。たとえば社内会議を招集して参加者の出欠をとる資料だった場合、「6W2H」は以下のようになるわけです。

What(なにを?):営業部 月例会議
Who(誰が?):本社営業部 山中昌弘
When(いつまでに?):5月23日(火) 午前10時~午後3時
Where(どこで?):本社7階 B会議室
Why(なぜ?):下半期の売上予測発表
Whom(誰に?):各支店の営業部長
How(どのように?):全支店 北から発表
How much(いくらで?):出張費用は本社負担
(23ページより)

意思決定のポイントは、状況や意思決定者によってさまざま。6W2Hをすべて網羅するように情報をあげていくわけです。(22ページより)

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