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ファイル見落としも! メールの長い「引用文」はどう扱うべきか

オトナンサー 4/12(水) 6:01配信

 ビジネスシーンなどでメールのやり取りをしていると、それまでの引用文でメールが長くなってしまうことがあります。しかし、全てを消去してしまうと、それまでのやり取りがわからなくなる事態になりかねません。

 そこでオトナンサー編集部では、年間250本以上の講義やビジネスマナーの連載、執筆などをこなし、3月に新刊「入社1年目 ビジネスマナーの教科書」を出版したマナー講師の金森たかこさんに、引用文の扱い方を聞きました。

そもそもは内容の読み返しが目的

 金森さんによると、メールの引用文はそもそも、手間をかけずに前回の内容を読み返すためにあります。しかし、引用文が長すぎると、調べたい内容を探すのにかえって時間がかかったり、ファイルの添付に気づきにくくなったりするデメリットがあります。

 そこで、金森さんのオススメは「3往復」を目安に新しいメールを作成すること。やり取りが長くなりすぎると、過去のメール内容を確認する必要がある場合に、かえって見つけにくくなることがあるためです。

 この時、前から続いているメールであることをわかりやすくするために、「件名」を進行中のメールと同じにするのがポイントです。

 ただし、「元のメールを全て引用すると、かえってわかりにくくなることがあるため、ポイントとなる箇所だけ引用しましょう」(金森さん)。さらに、元の文章を一字一句変えないこともルールです。

相手が目上の場合は要注意

 相手が目上の人である場合、自分から3往復で終わらせると失礼にあたることがあるため要注意です。

 引用文がどんなに長くなっても、相手が「このままでよい」と思っている可能性も考慮し、目上の相手には、自分からは3通で終わらせない配慮が大切とのこと。どうしても長くなりすぎる場合、「誠に勝手ながら、やり取りが長くなっておりますので、本メールから新規のメールにて返信させていただきます」と添えるようにします。

「マナーとは、相手の立場に立って考え行動することです。メールのマナーも同じ。相手との関係性によって型も変化します。その際、相手に配慮したひと言を添えることで丁寧さや敬意が伝わります」(金森さん)

※参考文献:「頭がいい人のマナー 残念な人のマナー」(西出ひろ子著)

オトナンサー編集部

最終更新:4/12(水) 6:01

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