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上司に頼まれた仕事を、角を立てずに断るコツは? 上司や部下との接し方のマナー

4/24(月) 9:10配信

ライフハッカー[日本版]

マナーは、ビジネスパーソンにとって非常に重要。とはいえ、ともすると堅苦しく面倒なものだと考えてしまいがちでもあります。しかし、そう難しく考える必要はないのだと主張するのは、『仕事も人間関係もうまくいく! マナードリル』(関下昌代著、総合法令出版)の著者です。

意識しておくべきポイントは、マナーとは「人が心地よく感じることを想像し、振舞うこと」であるということ。受け取る相手によって感じ方がまったく違ってくるものだからこそ、まずはマナーの基本を学び、それを相手によってアレンジすることが大切だという考え方です。

そして、そのすべてのスタートラインが「第一印象」。第一印象が悪いと相手は話をする気にすらなってくれませんが、「この人、感じがいいな」と思ってもらえると、人は自然と心を開いてくれるわけです。そういう意味でも、マナーは人間関係をつくる最初の入り口なのだということ。

そこで本書では、少しでもビジネスマナーを楽しく学べるようにと、Q&A方式で構成しているわけです。ちなみに、著者がこれまで数々の企業で行なってきたビジネスマナー研修のなかで、特に受講生が判断に迷ったものを中心に紹介しているのだそうです。Lesson 7「接し方のマナー」のなかから、いくつかを引き出してみましょう。

終業間際、上司から頼まれた仕事を断りたい場合、どう伝える?

帰宅の準備をしていたところ、上司に仕事を頼まれました。用事があって断りたいとき、何と伝えれば良いでしょうか。

著者は、こうしたケースの対応策として「明日朝一番ではいかがでしょう?」と提案することを勧めています。「それはできません」とはっきりいうと、当然ながら角が立ちます。しかも感情的にいうと、相手もカチンとくるものです。

そんなとき、柔らかい空気を壊さないようにするためには、「その仕事はいつまでに必要ですか?」などと、時系列を意識して話すようにすると良いというのです。そのうえで、残業ができないときは「きょうは○○の用事が入っていて残業は難しいのですが、明日の朝一番、頭がフレッシュな時間帯に集中してやるというのはいかがでしょうか?」と提案してみるということ、「どうしたらできるか」という視点から提案する形にすると、お互いに嫌な感情を抱かないですむわけです。

なお、上司や先輩との接し方にも気をつけたいポイントがあるそうです。自分の仕事で頭がいっぱいになり、上司に質問するときにも一方的に話す人がいますが、上司にはただ質問すればいいわけではないというのです。

相手がいま、部下の質問に答えられる時間と心の余裕がある状況かどうかは、机の上にある書類の量、上司の態度や声に現れるもの。そこを読み取らず、上司が余裕のないとき、いきなり相手にとって優先順位の低い話題を持って行くと、イライラさせてしまうだけだということです。

重要なのは、相手の状況を見て、話しかけていいタイミングだったとしても「○○課長、いま、お時間ありますか?」と、まずはお伺いを立てること。「なに?」といわれたら、「○○の件でいくつかご相談があります」と、まずは要件を端的に伝達。そうすれば、「急ぎ? もしそうでなければ、あと1時間後でいいかな?」などと、上司も自分の都合と照らし合わせて回答できるわけです。その結果、落ち着いて話せる時間が取れれば、お互いが気持ちよくコミュニケーションでき、結果として仕事を前に進めやすくなるわけです。(101ページより)

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