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落ち着いて話そう! 英語の電話に対応できるフレーズ8選

オトナンサー 4/28(金) 6:00配信

 外資系企業でなくとも、グローバル化が進んだ昨今、自分の会社に英語の電話がかかってくることがあるかと思います。その時、パニックに陥ることなく、落ち着いてスマートに対処できたら、あなたを見る周囲の目も変わるかもしれません。

 英国でビジネスパートナーと起業し、帰国後は企業のマナー研修や人財教育をはじめ、顧客満足度の高い企業を輩出するマナーの第一人者として活躍、累計100万部以上の著書があるマナーコンサルタントの西出ひろ子さんと、「おもてなしの営業・接客・接遇英会話講師(フランス語も)」として活躍するアレクサンダー・ファゼルさんに、すぐに使える英語のフレーズを聞きました。

「自然な言い回し」を心がけよう

 英語圏の人が電話をかけてくる時、最初に発するのは「My name is ◯◯」「This is ◯◯ speaking」という自己紹介のフレーズです。その後、「May I speak to Mr.△△,please?」と、話したい相手を名指しするのが一般的です。

「このフレーズが聞き取れたら、『Yes,just a moment,please』と言って取り次ぎましょう」(西出さん)

 どうしても聞き取れない場合、「Excuse me,could you speak more slowly,please?」と、もっとゆっくり話してもらえるようにお願いするのが効果的です。

 ここで、英語による電話応対の基本フレーズをいくつか紹介します。

・「May I have your full name and company name,please?」
→会社名とお名前を頂戴できますでしょうか

「このフレーズは、文法的には問題ありませんが、下記のフレーズのほうが、電話応対では自然な言い回しになります」(アレックスさん)

・「May I ask who's calling,please?」

基本中の基本は「声の大きさ」

「ネイティブと会話をする時は、自然な言い回しができるとよりよいですね」(アレックスさん)

・「Whom would you like to speak to?」
→誰におつなぎしましょうか

・「Could you repeat that,please?」
→もう一度お伺いできますか

・「I'm sorry,Mr.△△ is out right now」
→申し訳ございませんが△△はただいま外出中です

・「Shall I have Mr.△△ call you back later?」
→後ほど△△より折り返しお電話をさせましょうか

・「Would you like to leave a message?」
→ご伝言を承りましょうか

・「Thank you for calling」
→お電話ありがとうございました

「これらのフレーズをデスクの前に貼っておき、自分で最低限の対応をするのが理想的ですが、どうしても対応できない場合、英語が堪能な人が近くにいれば、代わってもらうのも手です。その際は、無言で保留ボタンを押すのではなく、『Just a moment,please』とひと言添えるようにします。恥ずかしがったり、英語に対する自信のなさから声が小さくなったり、不安な感情から声のトーンが下がったりしないようにしましょう。相手のことを考えれば、たとえ片言でも相手に聞こえる声の大きさで話すことが基本中の基本のマナーです」(西出さん)

※参考文献:「もう迷わない! 最新ビジネスマナー」(西出ひろ子監修)

オトナンサー編集部

最終更新:4/28(金) 6:00

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