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いきなりパワーポイントを立ち上げてはいけない? 「資料作成」で気をつけなければいけないこと

5/1(月) 8:10配信

ライフハッカー[日本版]

「資料作成は総合格闘技」だと主張するのは、『できる人が絶対やらない資料のつくり方』(清水久三子著、日本実業出版社)の著者。外資系コンサルティングファームで、コンサルタントとしてさまざまなクライアント企業のプロジェクトで資料をつくり、プロジェクトマネージャーとしてメンバーの資料の確認・修正を行なってきたという人物です。

資料作成は非常に多くのスキルの合わせ技です。単に文章や図解がうまいだけでは、資料を提出する相手の期待や、その資料を使うシーンにふさわしいものができるとは限りません。
相手の期待値を把握するスキルや、それに基づいて必要な情報を取捨選択するスキル、情報を論理的にまとめるロジカル・シンキングやアイデアを考える思考力、考えたものを理解しやすい表現にするスキルに加え、作成時間や提出までのタイムマネジメント、伝わりやすい説明の仕方など、非常に多岐にわたるスキルが必要なのです。(「はじめに」より)

これこそ、資料作成が総合格闘技である理由。とはいえ、実際には見よう見まねでつくることも少なくないはず。また、体系的に教えてもらう機会も少ないため、そもそもしっかりとしたつくり方を知らないという人も多いことでしょう。ちなみに勝つために必要なのは、基本的なルールを理解していることに加え、「これをやってはいけない」というNGパターンを理解しておくことなのだと著者はいいます。

そのような考え方に基づいて書かれた本書の第1章「資料の目的をはっきりさせる」から、基本的な部分をすくい上げてみましょう。

いきなりパワーポイントを立ち上げない

資料をつくるとき、いきなりパワーポイントを立ち上げてはいけない。著者がそう主張することには理由があります。画面に集中してしまうことで、「とりあえず目の前のスライドを仕上げる」「資料の枚数を増やす」ことが目的になってしまいがちだから。では、どのような手順で進めればいいのでしょうか?

1. 「目的」をはっきりさせる
2. 「メッセージ」を明確にする
3. 「ストーリー」をつくる
(10ページより)

著者によれば、これが資料作成における3つの基本。これらを踏まえることが大事で、しかも、ここまではすべて手書きで進めるのがいいそうです。なぜなら手書きのほうが、形式にとらわれず、自由に発想ができるから。これら3つの手順すべてが明確になったときに、初めてパワーポイントを立ち上げ、一気に資料を仕上げるべきだというわけです。

3つの手順のなかでも、最初に取り組むべきなのは、資料の目的をはっきりさせること。企画書であれ提案書であれ、あるいは議事録であれ、資料には必ず目的があるもの。「誰に、どんな行動をとってもらいたいのか」を明確に伝えることが、資料のゴールだということです。

そのため、仕事ができる人がつくる資料は、目的が明確だと著者はいいます。つまり、その文書を読んだ人がどんなアクションを取ればいいのかが、わかりやすく示されているということ。なお資料の目的を整理するには、次の3段階で考えるとわかりやすくなるそうです。

1. 相手にどんな行動をとってもらいたいのか(行動)
2. そのために相手に何を理解してもらいたいのか(理解)
3. そのために相手をどのような心理状態にすべきか(感情)
(12ページより)

たとえば取引先へ企画提案に行くとしたら、1度目の訪問の目的は、その企画に興味を持ってもらい、社内で検討してもらうことになります(行動)。そこで、まずは企画の概要と、相手が感じるメリットを中心とした簡単な資料をつくり、企画の内容をわかりやすく伝えることが必要(理解)。しかし、まだ企画が進行するかどうかわからないこの段階で、細かく書かれたガントチャート(進行スケジュール管理表)を見せようものなら、相手はとりかかる前から面倒な気分になってしまう可能性があります(感情)。

資料の目的をしっかり意識しないと、このように「求められていない資料」をつくってしまうことになるわけです。しかし「行動」「理解」「感情」の3つに分けて考えると、資料の目的がわかりやすくなるということ。(10ページより)

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