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マスターしよう! 好印象を与える「名刺交換」のマナー

5/2(火) 6:01配信

オトナンサー

 4月の人事異動で新しい部署に配属され、取引先などへのあいさつ回りで忙しい人も、多いことと思います。あいさつ回りといえば、欠かせないのが「名刺交換」ですが、今後の仕事を成功させるためにも、スマートにこなしたいものです。

 オトナンサー編集部では、マナーコンサルタントとして、企業や行政・教育機関などでビジネスマナーを中心とした社員教育を行い、ビジネスにおける初対面のあいさつである名刺交換について好評を得ている川道映里さんに、名刺交換のポイントを聞きました。

名刺交換の3つのパターン

「名刺交換で大切なのは、名刺の扱い方に心を配ることです。名刺はその人の分身。丁寧に扱いましょう」(川道さん)

 川道さんによると、名刺交換には以下の3つのパターンがあります。

1.名刺を差し出すだけ

 名刺入れの上に、自分が読める向きに名刺を置き、訪問した側(または目下側)から先に名乗ります。名乗った後は、名刺を相手が読める方向に向けて、相手の名刺入れの上に自分の名刺を置きます。必ず、胸の高さに両手で差し出しましょう。

2.名刺を受け取るだけ

 相手が名刺を差し出してきたら「頂戴いたします」と言って、胸の高さで、両手で受け取ります。相手の名刺を持ったまま話す場合も、両手で持ち、胸の高さより下げないように注意しましょう。

3.同時に交換する

 まず、訪問した側(または目下側)から名乗り、お互いに、自分の名刺を相手が読める向きにして、自分の名刺を、右手で相手の名刺入れの上に置きます。名刺を差し出した時、自分の名刺が相手の名刺より上にならないよう注意します。相手の名刺は、左手に持っている名刺入れの上で受け取ります。この時、すぐに右手を添えて、「頂戴いたします」と言いながら両手で持ち直します。

名刺を頂けること自体「ありがたい」

 以下では、名刺にまつわる、さまざまなルールや知識をご紹介します。

【複数の人と交換する場合】

 複数の人と交換する場合、役職が高い人から順に交換するのがルールです。頂いた名刺を名刺入れの下に重ねて持つのはマナー違反。役職が高い人の名刺を受け取ったら、次に交換した人の名刺はその下に差し込みます。役職が高い人の名刺が常に一番上にあるようにします。

【名刺を切らした場合】

 名刺は常に十分な量を準備しておくのが鉄則ですが、ない場合、「大変申し訳ございません。現在名刺を切らしておりまして」とおわびし、会社名と部署名、氏名を名乗ります。帰社後すぐに、おわびとお礼の言葉を書いた手紙と一緒に名刺を郵送します。

【相手の名字が難読の場合】

 相手の名字が難しくて読めない場合、「失礼ですが、お名前は何とお読みすればよろしいのですか」と聞いても失礼にあたりません。また、相手の名刺が顔写真入りの場合は、「お写真つきなので絶対にお顔は忘れませんね。ありがとうございます」などと、名刺をきっかけにコミュニケーションを取ることで相手の第一印象が良くなります。

【名刺を整理するコツ】

 フォルダーに「会社別」「職種別」などと分類しておくと分かりやすくなります。また、後日忘れないように、名刺と一緒に、相手の特徴や会話の内容、会った日付、場所などを書いた付箋や小さなメモをファイルしておくと思い出しやすく、次に会った時の話題作りになります。

「名刺は、その人の個人情報が詰まった自分の分身です。名刺を頂戴できること自体『ありがたい』という気持ちを忘れないようにしましょう」(川道さん)

※参考文献:「基本のマナーBOOK 日常生活編」(西出ひろ子監修)

※参考文献:「いちばん使える! ビジネスマナーの基本とコツ」(西出ひろ子著)

オトナンサー編集部

最終更新:5/2(火) 10:01
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