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8時間の仕事を6時間で 効率を上げる7つの方法

5/19(金) 7:30配信

Forbes JAPAN

北欧における最近の研究によると、1日の就業時間が6時間の場合と8時間の場合とを比較すると、前者の方がより満足感が高く、健康的かつ精力的な生活を送ることができるという。データ的にも、6時間就業は8時間就業よりもいわゆる「調子が悪い」という理由による欠勤日が4.7%少ない、という結果が出ている。



働く者にとって、これは歓迎すべきデータのように見える。しかし実際問題として、現在1日8時間でこなしている仕事の質を落とさずに、6時間で完了させることができるだろうか?

以下に、仕事の効率性を向上させる7つの方法を紹介しよう。

1. 一度に複数の仕事を並行させない

いくつかの仕事を同時にこなすいわゆるマルチタスクは、集中力が各仕事に分散され、それぞれの仕事に割り当てられる時間も短くなるため、生産性を低下させる。まずひとつの仕事を完了させてから次の仕事に取り掛かるのが、効率のよい仕事の進め方といえる。

2. 時間割を記録・管理する

日々の献立を記録するように、1日のうちで何に何分間費やしたかを記録することで、それぞれの行動に対する目的意識と集中力が高まる。時間割の記録など「つまらない」と思うかもしれないが、ソーシャルメディアのチェックや投稿にどれだけ無駄な時間を費やしているのかを認識するだけでも、効果は抜群だ。

3. 「ポモドーロ・テクニック」の実践

「仕事に集中できない」と感じた時は、まず25分間のタイマーをセットし、アラームが鳴るまで仕事を続けてみる。その後5分間の休憩を挟み、また25分間仕事をする。そして4度めの25分間の後には、15分から20分の少し長い休憩をとる。短時間の作業と休憩の繰り返しは、「間もなく休憩時間が来る」と頭に覚えさせることで、注意力が散漫になるのを抑制し、集中力を増す効果がある。

4. 適度な休憩をとる

認知心理学の専門誌「コグニション(Cognition)」の調査によると、前出のポモドーロ・テクニックに沿ったやり方でなくとも、ひとつの仕事の途中で休憩を入れることは、その仕事を集中して続けようとする能力を高めるという。集中力が落ちてきたと感じた時は、仕事を中断して気晴らしに散歩に出たりコーヒーを飲んだり、ストレッチで体をほぐすとよい。

5. フレキシブルな仕事のやり方を採用する

「オフィス勤務の場合と比較して在宅勤務の方がより生産性が高くなる」という研究結果もある。オフィス勤務の場合、通勤・帰宅に時間が取られるのに加え、仕事中もおしゃべりな同僚などによる中断が避けられない。特に大きな仕事の締切りを抱えている時などは、可能であれば在宅勤務に切り替えられるのが理想的だ。

6. 音楽を聴きながら仕事する

「仕事中に音楽を流していると、仕事の効率と正確性が高まる」という「マインドラブ・インターナショナル(Mindlab International)」の研究結果が出ている。研究によると、エレクトロニック・ダンス・ミュージックが最も効果が高いとのデータが出ているが、自分の好みでなければ、仕事環境に合わせた音楽をかければいい。

7. メールチェックをスケジュール化する

仕事中に邪魔が入って中断されると、元の集中した状態に戻るまでに20分間かかる、という研究結果もある。特に緊急性がなければ、メールのチェックと返信は1日の中の決められた時間に行うのが理想的だ。仕事の性格上、頻繁なメールチェックが必要な場合でも、「毎時15分になったら」などチェックする時間を決めるなどの工夫をしよう。着信のたびに音が鳴ったり画面に通知が表示されたりするのは、仕事の集中力を妨げる大きな要因となり、好ましくない。

Kate Ashford

最終更新:5/19(金) 7:30
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