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連休ボケ続いてない?ライバルと差をつける時短仕事術

5/22(月) 7:30配信

@DIME

生産性は下げることなく、残業もせずテキパキと業務をこなすことが求められる、今のビジネスパーソン。単なる頑張りでは限界があり、「すぐに効率化できるやり方はないか?」と模索している人は多いのではないだろうか。

そうしたお悩みを持つビジネスパーソンにお勧めしたいのが、先日発売された書籍『超速 片付け仕事術』(美崎栄一郎著/かんき出版)。本書では、大手企業で月100時間残業していた著者が、「12時出社5時退社」を実現するために編み出した、様々なライフハックが紹介されている。

本書のライフハックのコンセプトは、モノ、PC、人間関係などあらゆるもの「時間をかけずに片づける」ことで、業務効率を最大化するというもの。ただし、巷でよく行われているような、自己満足的な「整理のための整理」ではない。今回の記事では、「片付け仕事術」とはどのようなものか、その一端を紹介したい。

●PCモニターの付箋はご法度

今日中に終えておくべきタスクを付箋に書いて、PCモニターの筐体に貼っている人は、割と多いだろう。こうしておけば、まさかのやり忘れも防げるので、モニターの両サイドに付箋が何枚も連なるくらい貼って重宝している人もいる。

人間は無意識のうちに目の前の情報を把握しようとするため、付箋の情報によって注意力と集中力がそがれてしまう。結果、今やるべき画面内の仕事が、なかなかはかどらなくなってしまう。

付箋をPCの周囲に貼るのでなく、作業ノートや手帳の「表紙」に貼っておくのが正解。今やるべき仕事の間は、ノート・手帳は開いておき、終わったら閉じる。すると、次に着手すべきタスクが、付箋に書いてあるのが目に入る。これなら、注意力や集中力のロスがない。

●名刺の整理は簡潔を旨に

職種にもよるが、日々たまっていく名刺の整理に頭を悩ます人もいるだろう。名刺ファイルに五十音順に整理するのは、忙しい日が続くと、とても面倒。そこで本書の著者が勧めるのが、「毎朝、昨日いただいた名刺に日付スタンプを押して、輪ゴムでとめ、時系列に重ねておく」というもの。ある人の名刺を探すときは、最初にいつ頃会ったかを思い出す必要があるが、慣れるとこのやり方でも検索性に優れていることに気づくはず。

●カバンは帰宅時と外出前の整理が肝心

帰宅した時にカバンの中身を全部出して、いったんA4サイズのトレイに入れる。それから中身を定位置(本なら本棚、スマホなら充電器等)に置く。そして外出前に、必要なモノをカバンに入れる。これを励行するだけで、カバンの中に余計なモノがどんどんたまっていく一方で、その日に必要なものがない、というトラブルと時間的ロスを防止できる。ほぼ毎日カバンに入れるモノは、チェックリストにしてトレイの下に敷いておくと効率的。カバンの中のどのポケットに何を入れるのかも決めておくと、万が一の忘れ物のリスクも格段に減るという。

本書では、こういったモノ回りの整理だけでなく、PCのフォルダの活用、メールのやりとり、フェイスブックの友だち管理など、PC画面の中の整理術についても紙面を割き、効率化について指南している。「今日からでも残業を減らしてゆきたい」と考えるビジネスパーソンには、うってつけの一冊である。

文/鈴木拓也

@DIME編集部

最終更新:5/22(月) 7:30
@DIME

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