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文章力は不要!?伝わることを重視したメール仕事術

5/31(水) 11:30配信

@DIME

誰もがテキストを書く時代になって、文章力をつける講座やアプリが人気を得ている。

ところが、業務上のメールのやりとりには「文章力は不要」と言い切るのが、コミュニケーション・コンサルタントとして活躍する宮澤節夫氏。文章に本当に必要なのは「相手の気持ちを想像する力」と「相手に納得してもらう力」だとして、「9マスマトリックス」を用いた独自のメソッドを提案している。

もっとも、多くの人はそうしたメソッド以前の問題として、「読む前に、読みたくなくなる」という問題を抱えているという。

今回は、宮澤氏の近刊『伝わる言葉に“文章力“はいらない』(SBクリエイティブ)をベースに、「読みたくなくなる」→「まずは読んでもらえる」ようになるために、今日から実行できるTipsを紹介したい。

●行間、改行、文字数

意外とできていないのが、行間・字間がびっしり詰まって、改行もない文章。これだと、内容はよくても相手は読む気を失ってしまう。

各行間は適度にあけ、「読ませたいところの前」で改行を入れる。さらにパラグラフとパラグラフの間には、1行の空白を開けるとなおよい。1行の文字数は横書きで30~40字(縦書きは25~30字)がベスト。

●客観的な内容とする

個人ブログのような、自分の意見を率直に伝えるものは別として、ビジネスの現場では客観的な文章を旨とする。これはそれほど難しいことではなく、「感情的な表現がないか」、「事実が提示されているか」、そして「事実にのっとろうとする姿勢があるか(=自分勝手な書きぶりではない)」という3点に留意して、文章を組み立てればよい。

●「つなぐ」または「身構えてもらう」言葉を活用

文と文をつなげ、「ひとつのストーリーとして文章が完成」するよう心掛ける。これがうまくできると、言葉で相手をリードすることが可能となる。

具体的には、「したがって」や「しかし」といった接続詞で、これから述べることは、前の文からつながっている、もしくは、今までの話が否定されるということが分かるようにする。

さらに、「残念なことに」や「幸いなことに」といった「身構えてもらう」言葉で、この後の内容がバッドニュースかグッドニュースかを予期させておく。

●「考えて(思って)います」の多用はNG

「~と考えています」、「~と思います」、「~と思われます」といった表現で終わる文章が多いと、相手には、あいまいで実体のない内容と受け取られかねない。

適宜、「~と推測します」、「~と予想しています」、「~と解釈しました」、「~と判断をしました」といった表現に言い換えるよう工夫しよう。

また、誤解を招く似たような表現に「検討しております」がある。これは相手に勝手な解釈の余地を与えて、トラブルの元になる。この表現は使わず、より具体性のある書き方にする。

●「今日」や「明日」でなく日付で表現

メールでは、「明日10時」でなく「25日の10時」と日付を用いる。これは、電話と違ってメールでは、相手が情報を知るタイミングが違うことが多いため。時に土日をまたいでのメールのやりとりでは要注意。

また、切羽詰まった締切りの日時を伝える内容では、相手がメールをいつ読むのかを想像して、文案を作るようにしたい。いの一番で読んでもらうため、タイトルに【〇日締切りでお願いします】といった文言を入れて、万全を期そう。

文/鈴木拓也

@DIME編集部

最終更新:5/31(水) 11:30
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