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「悪い報告を早めにする人は出世する」は本当か?

6/16(金) 6:40配信

@DIME

顧客からのクレームや、納期に間に合わなそうな見通し、金額のミスなど、組織にとって致命的となり得る事態になるかもしれない、と気づいたら、どうしているだろうか。

このような悪い報告をできるだけ早い段階で上司に報告することは組織を救うことになり、積み重ねれば出世できる可能性もある。

ただ、この悪い報告をするにはコツがある。そこで悪い報告をするときの注意点などを社会保険労務士で研修講師でもある津坂 直子さんに教えてもらった。

■悪い報告をいち早くすることのメリットは?

「悪い報告をいち早くすることの最大のメリットは、『組織として適切な処置を迅速にでき、その影響を最小限に抑えられること』です。例えば、次の3つの具体例でより理解できるでしょう」

1.クレームをいち早く報告して、組織として早急に謝罪したため、社会的事件に発展するのを免れた

「対応が遅れれば遅れるほど、お客様の怒りは膨れ上がります」

2.納期に間に合わない可能性をいち早く報告して、社内の協力体制を構築してもらえたため、納期通りにお客様へ納品できた

「一人で何とかしようともがいても、一人でできることには限りがあります」

3.請求書の金額ミスをいち早く報告して、上司と謝罪に訪問したため、誠意が伝わり信頼関係を失わずに済んだ

「例えば、上司が別件でお客様へ訪問し、請求書金額ミスの話題が出たときに、上司は『何も知らない』では済まされません」

■悪い報告をすることで出世することはできる?

「悪い報告」を重ねることで、「出世できる」ということを耳にすることがある。実際、出世はできるのだろうか?

「できると思います。なぜなら、仕事ができる人、そして、成長や成功を手にしている人は、ほぼ間違いなく『報告』を上手に使いこなしているからです。

仕事をしていれば、誰しも失敗やミスに直面します。出世している人は、失敗しても自分に嫌悪感を抱きすぎず、逃げずに上司へ報告するなど『行動』しています。

また、上司は、部下の『失敗したときの対応力』を見ています。悪い報告をいち早くするなど、失敗から目を背けず、逃げず、周囲の協力を仰ぎながら迅速に対応する行動力は、好印象を与えます」

■悪い報告の4つの間違いと正しい報告の仕方

出世願望がある人は、ぜひ悪い報告を使いこなしたい。ただし、悪い報告をする際には、いくつか注意点がある。次の4つの間違いを避けるために、正しい報告の仕方をチェックしておこう。

1.メール報告で終わらせる

「メール報告は、迅速に伝える手段としては一定の効果がありますが、受け手側に伝えたい情報の意図や熱意が十分に伝わりません。対面報告も必ず行いましょう」

【対策】
「メール報告」+「対面報告」で補足と熱意を伝える

2.「どうしましょう?」と自分の考えを持たずに報告してしまう

「いくら、悪い報告は早くといっても、事実だけ伝えて『どうしましょう?』だけの報告では、何も考えていない単なる伝達者です」

【対策】
「私としては、〇〇〇を早急に対応したいと考えております。さらに、△△について、アドバイスとご支援をいただきたいと思います」など、自分の考えも添える

3.結論が見えない、まわりくどい報告

「何が言いたいのかわからない報告は、聞いている側を無条件に困惑させてしまいます」

【対策】
・5W1H(いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どんな方法で)で簡潔明瞭に話す
・結論を伝えた後に、背景や理由を伝える

4.言い訳ばかりの報告

「上司の対応のまずさや、部下のふがいなさ、他部門が協力してくれない“ぼやき”など、問題の原因を他人の『行動』にあると報告しても、根本的な問題解決は困難です。自分がどのように『行動』して対応するかを報告しましょう」

【対策】
「他責」から「自責」に置き換えて考える

何か問題を見つけたら、いち早く報告して、組織のリスクを回避したい。その際には、ぜひ正しい報告の仕方で完璧な対応をしたいものである。

(取材協力)
研修講師・社会保険労務士 津坂 直子さん

取材・文/石原亜香利

@DIME編集部

最終更新:6/16(金) 6:40
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