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相手をイラッとさせないために意識しておきたい「ビジネスメール」の注意点

6/20(火) 8:10配信

ライフハッカー[日本版]

・ お願いのメールをしたら、相手からなかなか返事が来ない

・ 返信が来たと思ったら、なぜかずいぶん怒っている

【画像】相手をイラッとさせないために意識しておきたい「ビジネスメール」の注意点

・ メールをした取引先が、その後よそよそしい態度を取る

(「はじめに」より)

誰しも少なからず、メールに関して上記のような経験をしたことがあるのではないでしょうか? 会話と違って、メールでの伝達においては、その表現によってあらぬ誤解が生じてしまったりするものだからです。

そのため、ビジネスメールを書く際に緊張してしまったり、メールを送ること自体を躊躇してしまうこともあるかもしれません。そこで参考にしたいのが、きょうご紹介する『イラッとされないビジネスメール 正解 不正解』(平野友朗監修、サンクチュアリ出版)。日本ビジネスメール協会代表理事を務める監修者が、相手に不快感を与えないためのメールの書き方を伝授した書籍です。

書き方・送り方によっては、信頼も仕事も一気に失ってしまうかもしれないのが、メールの怖さなのです。(中略)でも、安心してください。重要なコミュニケーション手段のメールであっても、相手を不快にさせない書き方・送り方を学ぶことで、よりよい人間関係を築き、スムーズに仕事を進めることができるのです。(「はじめに」より)

そんな本書のCHAPTER 1「まずは知りたい、ビジネスメールの基本」から、いくつかの要点を抜き出してみましょう。

「1通1用件」を基本にする

仕事をしていると、同じ相手と一緒に複数の案件や複数のプロジェクトを担当することはよくあるもの。たとえば1つのホームページ制作会社に「自社のコーポレートサイト」「自社の商品Aの紹介サイト」「新卒採用のサイト」と複数の案件を依頼するようなケースがこれにあたるわけです。

こういうときは、案件別にメールを分けて送ることが大切。いうまでもなく、「コーポレートサイトの新規制作依頼」と「商品紹介サイトの新規制作依頼」など、違う要件を1つのメールでまとめないということ。なぜなら、1通のメールに複数の案件、複数の依頼が書かれていると、相手は混乱しがちだから。そのためイラッとされてしまう可能性があるということです。

たとえば「新商品のキャンペーン」というプロジェクトであれば、「ポスターやホームページなど告知ツールの制作」「販促グッズの制作」「コールセンター人員の確保」「販売店への周知」など、多くのタスクがあるのが一般的。しかし1つのプロジェクトであっても、タスクが複数ある場合には「1通1用件」を基本にすべきだといいます。

「1通1用件」にすると、当然ながらメールの件数が多くなりがちです。また、時間を空けずに、同じ相手に何通もメールを送ってしまうこともあるかもしれません。そうなると、「件数が多くて、イラッとさせてしまうかもしれない」と不安になっても無理はありません。そこで、1通目の最後のあいさつに次のような文章を書き添えるといいそうです。

なお、後ほど別件の「商品紹介サイトの新規製作のお願い」についてメールをお送りいたします。

こちらもあわせてご確認いただけると幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

(53ページより)

また、2通目の冒頭で次のようなあいさつをするのも効果的だとか。

立て続けのメールにて失礼いたします。

(53ページより)

とはいえ、あまりにも件数が多くなりすぎるのも問題。そこで「1通1件にすると件数が増えすぎる」場合には、「タスクの階層やグループごとに1通」にすべきだといいます。たとえば「グッズの内容決定」と「グッズ制作の依頼先」「グッズの試作品ができる予定日」など、1通のメールにはグループが同じタスクについてのみ書くということ。(52ページより)

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