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送った直後の「しまった!」をなくす!「失敗しない」メール術

6/23(金) 18:10配信

PHP Online 衆知(THE21)

今やなくてはならない連絡ツールであるものの、手軽さゆえのうっかりミスや、対面でないことでのコミュニケーションミスが発生しやすいのが「メール」。小さなミスをきっかけに相手との関係が悪くなったり、場合によっては企業イメージを損なう大きな問題につながることも。そこで、ささいなメールミスをなくすためのコツを、日本ビジネスメール協会の平野友朗氏にうかがった。

TOのミス アドレス帳は危険!? 過去のメールを探して返信をする

1)TOのミス
アドレス帳は危険!? 過去のメールを探して返信をする
アドレス帳やオートコンプリート機能(最初の文字を入力すると自動的に候補を列挙してくれる機能)は、実は送信先ミスの大きな原因の一つ。同じ名字や似たような名前の人が複数いて、“ついうっかり“の選択間違いが意外に多いのです。最も間違いが生じにくい確実な方法は、受信フォルダから相手の過去のメールを検索し、それに返信する方法。件名・文面を消して新規メールのように作成します。あるいは、過去のメールの署名に書いてあるメールアドレスをクリックして新規メールを立ち上げてもいいでしょう。これなら実際に受け取ったメールアドレスを使うので、送信先ミスはまず起こり得ません。

2) C C のミス
1人に返信する際にも「全員へ返信」を習慣づける
CCで送られてきたメールは、“関係者全員で共有したい“という送り手側の意図があるので「全員へ返信」で返すのがルール。しかし、うっかり送信者のみにしか返信していないことがよくあります。この単純ミスをなくすには、日頃から、1人に返信するメールも「全員へ返信」ボタンで返信する習慣をつけること。ちなみに、CC欄に複数の人が入っている場合、3人以上ならば、送信者以外は「CC:関係各位」とまとめてしまってOK。名前や肩書き、順番などでミスを犯すリスクをゼロにできます。

3) BCC のミス
大きなミスのもと! BCCは使ってはならない
社外への一斉送信にBCC機能は使用しないことを強く勧めます。BCC に入力するつもりがCCに入力してしまう失敗は結構多く見られ、BCCとCCの間違えを100%防ぐことは不可能。社外メールであれば、情報漏えいという取り返しのつかないミスになってしまいます。一斉メールを送るなら「メール配信サービス」を利用するのがお勧めです。たとえば「エクメルン」は、1回500円で一斉送信メールを送れます。BCCで情報漏えいして関係各所にお詫びをする手間と信用リスクを考えたら、必要コストといえるでしょう。

4)添付のミス
「送りました」ではなく「添付しました」と必ず記す
添付ファイルをつけるときは、本文に必ず「添付にてお送りします」「添付いたしました」と書き入れましょう。「書類をお送りします」では、メールなのか郵送なのかわからず、勘違いによるミスが生じがちです。また、もし添付をつけ忘れていたら、送り先の相手が気づいてくれるメリットも。厄介なのは、B社宛の請求書をA社に送ってしまうような「ファイル選択ミス」。これは、ファイル名を「請求書」などと簡略化しているのが大きな失敗要因の一つ。「20170701_B社様_請求書」などと、日付と中身がわかるファイル名をつけることを習慣化すると、間違える確率がグンと低くなります。

5)宛名のミス
相手のメールからのコピペで対応
間違われた相手はすぐ気づきますが、送った当人はなかなか気づかない、重大かつ自覚しにくいミスを防ぐ方法はたった一つ。「文字入力」を極力避けることです。社名や名前は、相手のメールの文面や署名からコピー・アンド・ペースト(コピペ)をしましょう。初めてメールする相手であれば、名刺などを見て慎重に入力を。メールでの失敗で「てにをは」の誤字はさほど大きな問題ではありません。一方、「名前、社名、日付、金額」は絶対に間違えてはいけない情報です。この部分に関しては、送信前にかならず念入りに見直しすることを肝に銘じましょう。

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