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「以後、気をつけます」ではミスを防げない!忘れない仕組みで 「うっかりミス」を撲滅

6/26(月) 21:10配信

PHP Online 衆知(THE21)

日々多くの人が経験しているであろう、小さな「うっかりミス」。しかしそれらは思わぬトラブルや大幅な遅延、ときには人の命に関わるような結果をもたらすこともある。そのリスクを未然に防ぐ方法とは? 失敗からミスを防ぐ方法を探る「失敗学」の権威である飯野謙次氏に、「ミスをしない仕組み」の極意をうかがった。

「以後、気をつけます」ではミスを防げない!

 人が起こすミスは、「4つの種類」に分けることができます。
1つ目は「学習不足」。知識と技量が及ばず犯すミスです。2つ目は「伝達不足」。必要な情報を知らされずに起きる、いわゆるホウレンソウの不備です。3つ目は「計画不足」。業務を抱え過ぎて締め切りに間に合わなかった、などが典型例です。
 そしてもっとも単純かつ厄介なのが、4つ目の「注意不足」。忘れ物や紛失物、チェック漏れなどのいわゆる「うっかりミス」の類です。
 人はこの手のミスを犯したとき、しばしば「次から注意します」と言います。しかしこれでは何の解決にもなりません。なぜなら、そもそも人間の注意力には限界があるからです。必要なのは、注意力が低下してもミスが起こらない「仕組み」を作ることなのです。

「絶対に忘れ物をしない」仕組みとは?

 たとえば「忘れ物」を防ぐなら、まずは持ちもの自体を減らすことが必要。品数が少ないほど管理が簡単で、注意力も行き届くからです。「ないと絶対に困るもの」だけに絞り込んで持ち歩くのがコツです。
 それでも忘れてしまう場合は、「持っていかざるを得ない」状況を作ること。たとえば私は、その日絶対に忘れてはならないものを「靴の上」に置く、ときには「靴の中」に入れておくようにしています。
 うっかり忘れるものと言えば、「用事」も油断なりません。
 ここではITツールが強い味方になります。タスクが発生したらすぐ「自分にメールをする」のがお勧めの方法。遂行するまで未読にしておけば目につきますから、忘れようがありません。
 「機械に覚えておいてもらう」方法は他にもあります。私たちのオフィスでは共有のカレンダーをメールと連動させ、30分前など、イベントごとに好きなタイミングでリマインドメールが届くツールを使っています。「グーグルカレンダー」などにも似た機能があるので、スケジュール管理に悩む方々はぜひ試していただきたいところです。

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