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「ダメ出しメール」を上手く書くコツ

6/30(金) 8:10配信

ライフハッカー[日本版]

Inc.:ときに、厳しいメールを書かねばならないことがあります。別のオフィスにいる人へのフィードバック、関係者への反対意見、失敗をした人にその旨を告げるなど、連絡する必要があるけれど、わざわざ会って話したり電話をしたりするほどでもないという状況です。

【画像】「フィードバックメール」を上手く書くコツ

とはいえ、優しい文章では誤解を招く恐れがあるので、伝えるべきことははっきり書かなければなりません。

筆者はリモートで働いているので、他者へのフィードバックをしょっちゅうメールでしています。これまでに数えきれないほどのメールをしてきましたが、多くの変更を求めるフィードバックメールを出すときは必ず、胃に穴が開くような気持ちになります。

でも、先方からは思ったよりポジティブな反応が返ってくることが多く、そのたびにほっとします。そんな一連の経験から得られた、厳しいメールを書くときのコツをお伝えします。できるだけ優しく、でも相手にとっても自分にとっても有益な書き方を覚えてください。

1行目:フレンドリーに始める

定型のあいさつ文の後、会話のつもりで書き出します。近づいてきた人にいきなり核心に迫られたら、あなただって嫌でしょう。

表面的に思うかもしれませんが、「週末はどう過ごしましたか?」や「お元気ですか?」といった文があるほうが、スムーズに話題を進められるのです。

2行目:感謝を示す

次に、相手の努力に報いる言葉をかけます。相手の労力に感謝せずに間違いを指摘するのは避けてください。

「納品ありがとうございます」など、一文で結構です。

3行目:まずはポジティブな指摘を

バカにされて嬉しい人はいません。回りくどい言い方は面倒かもしれませんが、まずは納品物のよかった点を指摘することが重要です。

「○○をしてくれたおかげで、××になって、とてもよかったです」という感じです。たとえば、実施してくれた方策のおかげでチームがうまく回り始めたとか、同僚の優れた仕事のおかげでクライアントの懸案事項が解決したとか。

もちろん、嘘はいけません。実際によかったことに言及すべきであり、誇張は避けましょう。大げさに褒めてしまうと、残りのメッセージが伝わらず、相手のためになりません。

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