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ケータイに出るヤツまで… ダラダラ会議を撲滅する「決定的な4つの方法」

7/2(日) 19:10配信

NIKKEI STYLE

 明日は会議――。そう考えて憂鬱になることはないだろうか。「また疲れそう」「ストレスがたまりそう」などネガティブな印象を抱いているなら、その会議には改善の余地がある。効率的で実のある会議にするためのコツを紹介する。

 「会議とは会って議すること。しかし、それができていない会議は多い」。医師で経営コンサルタントの裴英洙さんはこう話す。欠席・遅刻・早退は、「会っていない」状況。これでは時間を合わせて集まるという会議の意味がない。また、報告ばかりで議論をしない会議は、「議しない」ことになる。報告を共有するだけなら「集まる必要はない」(裴さん)。

 まずは、会議に臨む際の意識のズレを無くす必要がある。そのためには「今後その会議で常に適用されるグランドルールを作ることが大切」と裴さんは指摘する。例えば、「遅刻厳禁」「携帯電話に着信があっても出ない」などだ。会議の主催者が、日程を連絡するメールにひと言書き添えるだけでも、参加者の意識は引き締まる。

 いざ会議が始まると、今度は「無駄に長い」という問題に直面することも多い。

 「会議がダラダラ続く一番の原因は、終了条件が不明確なため」。こう指摘するのは、ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ(東京・江東)のコンサルタントで、「世界で一番やさしい会議の教科書」の著書がある榊巻亮さんだ。

 終了条件とは、どういう状態になったら会議を終わりにするのかということ。この条件を設定するには、会議の目的を明確にすることが欠かせない。ただ、会議の主催者に「会議の目的は?」と聞いても、「情報を共有すること」と返ってくることも少なくない。それは手段であって、終了条件を示すものではない。

 例えば企画部が営業担当を集めて開く会議の場合。「新製品のコピー機について説明する」ことは手段。参加者が実際に「新しいコピー機を使えるようになる」などが終了条件となる。手段の先にある目的を具体的に設定することが重要。「そうすることで初めてゴールが見え、参加者の意識が自然とそこへ向かう。進行役は『こういう状態になったら終われます』と会議の始めに言うといい」(榊巻さん)

 時間配分の確認も大切だ。一つの議題について、何分かけるべきかが分からないとダラダラしてしまう。だが、進行役が「この議題は15分で」と言えば、その中で収めようという意識が共有され、参加者も発言内容の選び方、しゃべる速度も変わってくる。

 会議の仕切りは職場の上司が行うことが多い。若手にもできることはあるだろうか。

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最終更新:7/2(日) 19:10
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