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毎週、40%の時間を取り戻す方法

7/3(月) 9:10配信

ライフハッカー[日本版]

Inc.:毎週、丸2日分を会議室の椅子の上で過ごすことを想像してみてください。Bain & Companyの調査によると、多くのリーダーが、そうした会議の半分以上は役に立たないと評価しているそうです。それでも、この傾向に歯止めはかかりそうにありません。「組織が会議に費やす時間は、2008年以降、毎年増加している」と、Bain氏のパートナーで『Time, Talent, Energy』の共著者であるMichael Mankins氏が指摘しています。Mankins氏らが調べたところ、平均的な管理職は、週にわずか6.5時間しか、本来の仕事に使っていませんでした。「しかし、リーダーが時間を希少な資源として扱えば、企業幹部や従業員が費やしている非生産的な時間の40%を解放することができる」とMankins氏は話します。そこで今回は、あなたの組織から無駄な会議を減らし、スケジュールを解放する方法を紹介します。

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自己監査を行う

先週のカレンダーを見ながら、あなたが会議室の椅子を暖めた時間を計算してみてください。次に、そうした会議をいくつかのカテゴリーに分類していきます。先週の会議のうち、開くべきでなかった会議はいくつありますか? 良い会議だったが自分は参加する必要がなかっと思った会議はいくつ? あなた自身が招集した会議はいくつ? 「スケジュールが手に負えなくなっていると感じるときは、自分自身でコントロールできるスケジュールが半分以下になっているときだ」とMankins氏は話します。「一般的にそれは、組織がより深刻な病理に陥っている兆候であり、原因を突き止めて対処する必要がある」。すなわち、カレンダーを肥大させている脂肪を取り除き、企業の最大のリソースである「時間」を解放することについて、チームメンバーと率直に話し合う必要があるということです。

7人の法則を思い出す

会議の招待者リストに関して言えば、「多ければ多いほど豊か」とはならないようです。参加者が7人を超えると、それぞれの参加者が、迅速で力強い意志決定を行える確率が10%下がることがわかっています。それなのに、会議の参加人数は膨れ上がる一方です。「1日中会議ばかりをしていると、ちょっとしたステータスを感じはじめるのだ。自分がとても重要な人物になったような気になる」とMankins氏は指摘します。あなたの組織で、大人数で会議を開くことが当たり前になっていたとしても、その慣習を打ち破ることは不可能ではありません。Mankins氏は、当初60人が出席した、とある政府の会議を引き合いに出しています。会議の主宰者は、アイスブレイカーとして、それぞれの出席者に自己紹介と、なぜこの会議に参加したのかを説明するように求めました。「10人目の自己紹介がはじまるまでに、誰もがうんざりし、早く終ることばかりを祈るようになっていた」と彼。リーダーはすぐに、どうしても参加する必要がある10数名を残して、あとの人たちを解放しました。会議の参加者が多すぎると感じたら、同じ戦術を検討するようにと、Mankins氏はアドバイスしています。

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