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「 楽しくない会議」を楽しくするための基本を知ろう

7/10(月) 9:10配信

ライフハッカー[日本版]

「会議」をテーマにした書籍は数あれど、『書いて使う 会議を変えるノート』(三澤直加、杉田麻耶著、赤石あずさ編集協力、太田文明監修、マイナビ出版)は少しばかり異質かもしれません。なぜならサブタイトルからも想像できるとおり、「書いて使う」ことを目的としているのですから。

【画像】「 楽しくない会議」を楽しくするための基本を知ろう

会議こそ楽しくない仕事の代表格かもしれません。

そして、その楽しくない会議は、私の経験からするときっと「うまくいっていない仕事」なのです。

本書の執筆チームはその「楽しくない理由」にまっすぐに向き合い、ありふれた業務である「会議」という営みのありかたを変えてみることで「楽しく」できないか、もっと創造的な仕事にできないかという難題に立ち向かっています。

まずは身近な機会である「会議」をちょっと変えてみることで「楽しさの効果」を手っ取り早く実感していただきたいというのが、本書に託す私の想いです。

楽しさが、人の「創造性」を最大化します。

そして「創造性」こそがこれからの仕事において必要不可欠な駆動力であり、栄養素なのです。(「はじめに」より)

つまり、そのためにノートを有効活用しようということが、本書のコンセプトなのです。しかしノートの効能については実際に書き込んでみていただく以外に実感できないはずので、きょうは会議のベーシックな部分を再確認した1章「会議のきほん チームで仕事をしていくための会議・ミーティングの基本を知る」を確認してみましょう。

うまくいく会議って?

そもそも、「うまくいく会議」とはどのようなものなのでしょうか? なにを目指して会議を計画・進行させればよいのでしょうか? この問いに対する答えとして、著者は以下のような「うまくいく会議の3つの共通点」を指摘しています。

1. 全員が目的を理解している

2. 個々の能力がチーム力として発揮されている

3. 会議でどのように発言・思考したら良いのかが示され、支援されている

(12ページより)

1.「全員が目的を理解している」については、会議に参加している全員がプロジェクトの目的とゴールを理解し、そのうえで毎回の会議の目的を把握している状態が理想。特にプロジェクトが始まったときに、「どこまで理解しているか」が鍵になるというのです。

具体的には、「なぜ、それをすべきか?」という理由を理解できていることが重要。やることがわかっていても理由がわからなければ、状況が変わったとき、やることの方向性や優先度の判断ができなくなってしまうわけです。また、ひとりひとりがやり方を工夫していくためにも、「やる理由」をしっかり共有しておくことが必要だということ。

さらには目の前にいるチーム内の目的だけではなく、そこにいないお客さまや間接的に関わる人たち全員に通じるような目的を意識すべきだといいます。できるだけ広い視点で捉えられるようになると、自分に求められることも具体的にわかってくるようになるから。

2.「個々の能力がチーム力として発揮されている」は、参加者それぞれが持つ能力と人柄が、会議のなかでうまく作用している状態が理想。たとえば元気のあるムードメーカーがいる場合は、会議の冒頭に「最近あったこと」などを話してもらえば、場を和ませてもらうことができるわけです。初めて参加するメンバーがいる場合には、最初に感じた違和感を大切に、疑問点をどんどん出してもらうことも可能になるはず。

いずれにしても、会議はチームで行うもの。自分のことだけではなく、仲間のことを理解して関わることによって、「自分がどう役に立てるのか」がわかるということです。

そして3.「会議でどのように発言・思考したら良いのかが示され、支援されている」。会議でよくある悩みが、「発言しない人がいる/自分が発言してよいかわからない」というもの。しかし失敗を恐れて発言しなければ、問題点がそのままになってしまい、よい仕事をすることは不可能になります。

それを回避するために重要なのは、会議を進行する人が「参加者が会議でどのように振る舞ってほしいのかを提示する」こと。「なんでも自由に発言してほしい」「いまは聞いてほしい」など、具体的に伝えることが大切だという考え方です。

「うまくいく会議」を繰り返し行うことによって、チームの状況を把握し、チームを動かし、チームが自発的に動くような状況が生まれていくのだといいます。よい会議をつくることは、よいプロダクト・サービスをつくること、よい仕事をつくること、よい組織をつくることにつながっていくというのです。(12ページより)

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