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紛失を防ぐ デスク周りの「超・整理術」

7/11(火) 21:10配信

PHP Online 衆知(THE21)

必要な書類やモノがすぐに出てくる!

仕事のミスで絶対に避けなくてはならないことの一つに、モノや書類の紛失がある。最終的に見つかったとしても、探すまでに費やした時間はムダ以外のなにものでもない。こうしたミスを繰り返すのは、オフィスのデスク周りをきちんと整頓できていないから。片づけのプロである小松易氏に、必要なときに必要な書類やモノがすぐに出てくるデスクの整頓術をうかがった。

片づけのコツはデスクのコックピット化!?

「ミスが起きないデスク」の理想の姿は、飛行機のコックピットのような状態。コックピットには数百もの計器や機器がありますが、ムダなものは一切なく、何がどこにあるかも明確。そのためパイロットは緊急を要する場面でも、必要なときに必要な機器を操作し、ミスなく適切な行動をとることができます。
 一方、デスク周りがコックピット化できていないと、いつも探し物をすることに。自分個人の書類やモノを失くすのならまだいいですが、クライアントから預かった大切な書類やモノを紛失すれば、会社の信用問題にまで発展しかねません。
 デスク周りをコックピット化するために、まず取り組むべきなのは、整理・整頓のうちの「整理」です。整理とは、必要なモノと不要なモノに分け、不要なモノを捨てること。机の引き出しがモノであふれている人は、まずは不要なモノの廃棄から始めましょう。
 整理によって、必要なモノだけを残したら、次はそれを「整頓」していきます。整頓とは、飛行機のコックピットのように「わかりやすく、かつ使いやすいところに配置・収納すること」を言います。つまり、「モノの定位置」を決めること。これにより、大切な書類やモノをなくすといったミスを劇的に減らすことができます。

「A4一枚」でスッキリまとまる書類整理術

 ただし整頓は、実際にやろうとすると意外と大変です。資料のファイリング一つとっても、営業ツールの資料もあればプレゼン資料もあり、精算用の書類もあるというように多種多様だからです。いきなり手をつけようとしても途方に暮れてしまうでしょう。
 そこで私は整頓を(1)分類、(2)配置、(3)収納の3段階に分けて取り組むことを勧めています。さまざまなグループに資料を分類し、次に分類したグループごとに配置する場所を決め、最後に見えやすく取り出しやすい収納の仕方を考える、という手順を踏むわけです。
 まず分類ですが、A4の紙を使い、3段階に分けてグルーピングしていきます。仮に手元に30種類の書類があるとしましょう。まずは、30種類の書類の内容を紙の左3分の1にすべて書き出します。 
 次に、それをさらに10程度の項目にグルーピングします。そしてそれぞれの項目に名前をつけて、紙の真ん中に書き出していきます。 
 さらに10程度に括くくった項目をもう一度グルーピングし、3項目程度に括って紙の右3分の1に書き出します。すると右から大・中・小の項目に分類した書類リストができあがるわけです。どんな書類も必ずいずれかの分類に属すことになりますから、「あの書類、どこのファイルに入れたっけ?」と迷うことがなくなります。
 ここでやってはいけないのが、「その他」の項目を作ることです。分類が難しい書類があると、つい「その他」に入れてしまうため、雑多な書類が集まったムダに分厚いファイルができてしまうのです。多少無理をしてでも、項目名をつけて分類することが大事です。

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