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カリスマ秘書の「速くて正確」な仕事をする工夫

7/14(金) 22:00配信

PHP Online 衆知(THE21)

チェックリストに「実行済」でヌケモレ防止!

経営者や役員の秘書は、その人の代理となってさまざまな仕事を効率よく行なわなければならない。秘書のミスは経営者のミスとなり、会社の信用にもかかわる事態になりかねない。ミスをしないためにどのような工夫をしているのか、「カリスマ秘書」の西真理子氏にうかがった。

(取材・構成=内埜さくら)

「誰かやってくれるはず」がミスの元!

外資系一流企業数社で役員秘書を務めた経験を持つ、西真理子氏。秘書といえば気配りの達人というイメージだが、実はそんな秘書だからこそ起こしてしまいやすいミスがあったそうだ。

「一流企業の秘書には気配りができる人材が集まっています。それゆえ起こりやすいミスのひとつに、『あの人がやってくれているだろう』という思い込みによるミスがあります。『自分が気づいているのだから、周囲も気づいているはず』とお互いに思い込み、誰も着手していなかった……という事態になってしまう、ということです。
実は私もこのミスの経験があります。海外からいらっしゃる大切なお客様用のスケジュール表を先輩と作成したのですが、当日に迎車の手配がされていないことが発覚したのです。その先輩はとても優秀で気配りの行き届いた方だったので、当然手配していると思っていたら、先輩のほうは私がやっていると思っていた……というコミュニケーションの行き違いでした。幸い社用車の運転手とすぐに連絡がつき、事なきを得ましたが、これ以降はさらに細かい連携フローを作成することで改善を図りました。『誰が・誰に・いつ・何をするか』というリストに『実行済』というチェック項目を加えて、タスクの抜け漏れを防ぐようにしました。
情報共有不足によるミスも秘書室では起こりがちです。たとえば、ときどき社名を名乗らず苗字だけ名乗って電話をかけてくるお客様がいらっしゃいます。その方が上司と親しい方の場合、『どちらの』と聞き返すと大問題になりかねません。秘書室の人間ならそれを知っていて当たり前なのですが、異動や新卒の配属時期はこうした情報を共有することは必須事項でした」

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