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30分集中で議事スイスイ 「オンライン会議」が貴社のダメ会議を撲滅するワケ

7/16(日) 19:10配信

NIKKEI STYLE

 仕事をしていれば、会議をする機会は何かと多い。話がまとまらず時間切れとなったり、昼食後など眠くて集中できなかったり、「こんなときどうすれば」と悩むこともあるだろう。場面ごとの対処法や無駄を減らす会議スタイルを紹介する。
 ※前編の「ケータイに出るヤツまで… ダラダラ会議を撲滅する『決定的な4つの方法』」は記事下の【関連記事】からお読みいただけます

 「次の予定があるのに会議が終わる気配がないと、ヒヤヒヤする」。社会人2年目のAさんは話す。結局何もできず黙っているという。

 「若手でもできることはある」。こう助言するのはケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ(東京・江東)のコンサルタント、榊巻亮さんだ。

 まず、「残り時間5分です。どうしましょうか?」と聞く。延長に決まってるだろ! と言う人がいたら、「皆さん時間は大丈夫でしょうか?」と参加者に問いかける。ちょっとまずい、と言う人がいたら「課長、どうしましょう」などと尋ねる。後は、続きをメールベースで行うか改めて会議を開くかどうかを進行役が仕切ればいい。「参加者は『会議を見ているな、ありがたい』と感じるはず」(榊巻さん)

 「重要な会議なのに、眠くて集中できない」。こうした経験を持つ人も多いのではないか。

 眠気を防ぐには「まず座る場所が重要」と、医師で経営コンサルタントの裴英洙さんは指摘する。若手は遠慮して後ろに座りがちだが、「臨場感がないため眠くなる。ライブと会議は前に行った方がいい」(裴さん)。

 眠気防止には、身体に動きを取り入れるのも有効だ。例えば、立って会議をしたり、途中で席替えをしたりする。「頭と身体はつながっているので、体に動きを与えれば脳は活性化する」(裴さん)という。

 会議を開く時間も眠気に大きく関係する。裴さんによると、人が持つ24時間周期のリズムにおいて、最も強く眠気を感じるのは午後2時から午後4時。可能なら、その時間帯を避けた方がいい。

 「会議が多い日はヘトヘトになる」と感じた人もいるだろう。しかし、原因は会議の数ではない。「大事なのは一本あたりの時間」(裴さん)。会議時間を短くするなどすれば、疲れずにすむ。

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最終更新:7/16(日) 19:10
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