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Excelで働き方改革~データの分割・整形の技

7/18(火) 12:00配信

日経トレンディネット

この記事は「「仕事ができる人」のエクセル資料術 完全版」(2017年5月発売)から転載したものです。内容は基本的に発売日時点のものとなります。

【関連画像】図1 今回は「顧客リスト」を作例として、セル範囲のデータを複数の列に分割したり、データ形式を変換したりする操作を紹介する。「区切り位置」の機能を使った加工手順の解説がメインだが、この機能では対応できない処理には数式なども利用する

 氏名や住所といったデータは、通常は1つのセルにまとめて入力するが、集計処理などの事情で、姓と名、都道府県と市区町村以降などを、それぞれ別のセルで管理したい場合もある。今回は、こうしたデータの分割など、セル範囲のデータを一括で整形・加工するテクニックを紹介しよう(図1)。

区切る文字を指定して氏名のデータを分割

 まず、1列のセル範囲に入力された氏名のデータを、姓と名の列に分割する(図2)。なお、この氏名は、もともと姓と名が半角スペースで区切られているという前提だ。

 A列の右側に空白列を挿入し、氏名が入力されているA4~A13セルを選択して、「データ」タブの「区切り位置」をクリックする(図3)。これで「区切り位置指定ウィザード」が開始され、3つのステップでデータを分割するための設定を行っていく。

 最初の画面では、「元のデータの形式」として「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」を選ぶ。通常はこれが初期設定なので、選択されていることを確認し、「次へ」をクリックする(図4)。

 2番目の画面では、「区切り文字」として、データを分割する位置を示す文字を指定する。初期設定では「タブ」だけにチェックが付いているが、ここでは「スペース」にもチェックを付ける。3番目の画面では特に設定することはないため、この段階で「完了」をクリックする(図5)。

 この例のように罫線を設定していた場合、実際にはデータがなくても、「コピーまたは移動先のセルの内容を置き換えますか?」という旨のメッセージが表示される。「OK」をクリックすると、A列に入力されていた氏名のデータの名の部分がB列に入力され、A列には姓の部分だけが残る。氏名の文字列の長さに合わせていた列幅を、姓と名に合わせて調整しておこう(図6)。

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