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今日から改善! 残業ゼロを目指すならパソコン回りから見直せよ

7/19(水) 6:30配信

ダ・ヴィンチニュース

 誰にとっても、時間は平等である。会社の環境によっては残業代で稼ぐという方法も取れるだろうが、ライフワークバランスの大切さも叫ばれる昨今では、できれば「残業ゼロ」を目指したい人びとも少なくないだろう。

 それに伴い、あらゆる“時短”仕事術の本も世の中には溢れているが、本稿では7月13日に電子書籍が配信された、『最速のリーダー 最少の時間で最大の成果を上げる』(赤羽雄二/KADOKAWA)を取り上げたい。本書は、日本の労働環境を批判的に捉える一方で、経営者や管理職、そして、現場で働く人びとにも役立つ具体的な職場環境の改善方法を提案している。

 その中から、今すぐにでもはじめられる「残業ゼロを実現する仕事術」を紹介していこう。

◎「単語登録」や「テンプレート」でパソコン回りを見直す

 仕事は「どんどん加速できます」と主張する著者は、そのためのポイントとして「効率よく行うコツ」が必要であると示す。今や日常業務に欠かせないパソコン回りを見直すのも、残業ゼロを目指すための第一歩だ。

 例えば、文章作成や変換の手間を省きたいなら、日常的によく使われる言葉をあらかじめ「単語登録」しておくのもよい。著者はみずからの経験から、200ほどの言葉を登録したあたりで「自分はこんなに早くメールを書けたんだっけ?」と驚くほどになるというが、頻繁に使う短文やURL、メールアドレスなどを登録しておけば、メールや書類の作成にも役立つだろう。

 また、さらに効率を高めるなら、各種書類のテンプレートを自分なりに作っておくのもベター。報告書や議事録など、仕事上では日常的に様々な書類を作る機会があるはずだ。必要なときに入力するだけでよくなれば、それだけで次回から「3分の2~2分の1の時間で作成できるようになります」と著者は感覚を伝えるが、できれば、依頼や通知する文例なども用意して、パソコンのデスクトップ上でフォルダ分けをしておけばさらにはかどるはずだ。

◎事前の“仕込み”でいざというときのプレッシャーも軽減

 料理人が下ごしらえするのと同じく、ビジネスパーソンにとっても事前の仕込みこそが、仕事の質やスピードを上げる「鍵になります」と著者はいう。例えば、本書で提示される具体例は以下のようなものだ。

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