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朝1時間と夜3時間を使え! 成功者たちに学ぶ「自分の時間」を確保する方法

7/22(土) 17:10配信

ライフハッカー[日本版]

忙しくても時間が確保できる3つの方法

著者によれば、「自分の時間」をつくるために成功者が行なっている方法があるのだそうです。「仕事のゴールを考える」「仕事の時間割表をつくる」「時間密度に濃淡をつける」の3つ。それぞれについて見ていきましょう。

まずは「仕事のゴールを考える」。どんな仕事でも、常に仕事のゴールを念頭に置き、全体のプロセスの効率化を図ると、短時間で生産性が高まるのだそうです。

私がかつて携わっていた金融機関での融資審査の仕事を例にとると、仕事のゴールは「的確な審査判断を迅速にする」ということです。(中略)処理能力が速い担当者は、「この企業の実態を探るにはどんな資料を手に入れるべきか」「数字に表れない強みは、経営者にどう質問したらわかるか」といったことを事前に検討し、材料集めの時間を短縮化しています。(中略)成果重視でプロセスの効率化を図ることが「自分の時間」を生み出すことになります。(50ページより)

次の「仕事の時間割表をつくる」は、小中学校の時間割表のように1日の勤務時間の時間割表をつくるということ。授業の時間割表が、「国語」「数学」「英語」などとコマ割りになっているのは、途中で休憩を入れると学習効果が高まるから。しかし、集中力が続かないのは大人も同じ。ひとつの仕事を1日中やるよりも、異なる仕事や作業をコマ切にして、途中に休憩をはさむほうが効率は上がるわけです。

多くの人は、TO DOリストを作成したり、アポイントの時間を書いたりしていますが、それぞれのタスクにどれくらいの時間がかかるか(かけるか)を記入していません。成功する人の時間割表は、「業務日報作成16:00~16:30」といったように、かかる時間がわかるように記入されています。

今日こなすべきタスクをリストアップし、業務時間内の「どの時間で何をやるか」と「それにかかる時間」さらには、「休憩時間」まで記入するのです。(52ページより)

なお、仕事の時間割表をつくるときに陥りがちなワナが、ひとつの仕事の所要時間を短く見積もりすぎてしまうこと。もちろん効率化は大事ですが、「がんばればやり終えることができる」くらいの時間配分にすべきだというのです。

また時間割表をつくったとしても、予期せぬ急な仕事をする必要に迫られることもあるでしょう。そんなときは思い切ってすぐに時間割表を見なおし、明日以降に持ち越すタスクを選ぶといいそうです。

そして1日の終わりには、時間割表と実際の結果を見くらべ、「今日はよくできた」「これができなかったから明日やろう」といった、自分自身へのフィードバックを行うことも必須。著者が接してきた成功者の多くは、こうした仕事の時間割表で成果を上げているといいます。(51ページより)

3つ目は、「時間密度に濃淡をつける」について。当然のことながら人間の集中力は永遠に続くわけではないので、時間の密度に違いが出てしまうのは自然なこと。そこで、この方法が意味を持ってくるわけです。

「時間密度に濃淡をつける」とは、「A:のんびりしながら行なう仕事」「B:普通の速度でやる仕事」「C:集中力と作業スピードを高める仕事」と、3段階に分けて仕事を行ない、時間を流していく方法です。(53ページより)

普通の人は単純作業のような仕事をCにして効率化しようとするものの、その効果は限定的だと著者は指摘しています。なぜなら早くやれるようになっても、限界はあるものだから。むしろ、考えたりアイデアをひねり出したりするときに集中力とスピードを高めるほうが、時間を効率的に使うことができるというのです。

いずれにしても、こうした3つの工夫によって仕事を効率化し、生産性を高め流ことが可能になるということ。その結果、自分でコントロールできる「自分の時間」を増やすことができるというわけです。(50ページより)

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