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PC作業時短のツボ~使い回しは上手にやってこそ時短

7/27(木) 12:00配信

日経トレンディネット

この記事は「パソコン超高速仕事術」(2017年4月発売)から転載したものです。内容は基本的に発売日時点のものとなります。

【関連画像】図1 ファイルの再利用は時短のカギだが、ヘタな使い回しは時短の大敵。そのためにオフィスソフトなどが備えているテンプレート機能を活用しよう。また、よく使う日付や定型句の省力法も活用しよう

 過去に作成した書類の一部を修正して新たな書類に仕上げるのは時短のための定番テクニックだ(図1)。書類によっては、宛先や日付などを変更する程度で済むこともある。ところがA社向けの書類にB社の名前を残したまま送付したとしたら、信用を失ってしまう(図2)。送付前に発見できたとしても作り直しになるわけで、時短のはずが二度手間だ。文書ファイルを使い回すときは未然にミスを防止できる仕組みを考えておこう。

 一番簡単にできるのは、書き換えなければならない個別のデータはあらかじめ削除しておくことだ(図3)。空欄にしておくか、「◆」や「●」などの目立つ記号で埋めておこう。

 最初から、できるだけ書き換えなくてもよい文章にしておくというのもアイデアだ(図4)。

 ただ、個別のデータを削除した文書ファイルの場合、次の書類を作るときはいったんファイルをコピーして、個別のデータを書き込む必要がある。会社名などを入れた状態で上書き保存してしまうと、個別データを削除した手間が水の泡だ。それを防ぐためには、オフィスソフトが備えるテンプレート機能を活用しよう。

流用したい文字が入った状態で新規文書として開いて保存できる

 ワードなら、「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、適切なファイル名を付けて、ファイルの種類を「Wordテンプレート」を選んで保存する(図5)。

 この後、ワードを起動して「個人用」のリンクをクリックすると先ほど保存したテンプレートが現れる。クリックして開くと文章が入った状態の新規文書が開く(図6)。ここで相手の会社名など、個別のデータを書き加えて保存すればよい。この文書を保存しても先ほどのテンプレートは影響を受けない。

 エクセルでも同様の操作でテンプレートを作成できる(図7)。エクセルでも新規文書として開くが、テンプレートに付けた名前に数字を足したファイル名で開く。

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