ここから本文です

いきなり電話は迷惑、まずメール!? 増える「電話恐怖症」、正しいマナーは?

8/1(火) 12:03配信

NIKKEI STYLE

 電子メールの普及に伴い、ビジネスの現場で電話のかけ方やタイミングに戸惑う人が増えている。いきなり電話すると相手の負担にならないかという考え方だ。業種によっては電話はほとんど使わずメールなどで済ませる例もある。かける時にはどのような点に注意すればよいか。今どきの電話のマナーを探った。

 マニュアル作成ツール開発のスタディスト(東京・千代田)の豆田裕亮執行役員(39)は自分から仕事の電話をかけることがほとんどない。取引先との連絡はメールのほかフェイスブックなどの交流サイト(SNS)のメッセージアプリ、チャットツールを使う。

 「チャットでやりとりしている時なら、相手の都合も悪くないと分かりアプリで通話もできる。いきなり電話すると、強制的に先方の時間を奪いかねない。集中している時や、大事な打ち合わせの最中だったら申し訳ない」(豆田さん)

 同社では、会社の代表番号にかかってきた電話は全て秘書代行サービスに転送する。かけてきた人や内容はメールで届けられ、優先順位や緊急度によって電話で折り返す。サービスを利用するのは「2010年の設立当時、従業員が少なく電話が鳴ると頻繁に手を止めて出ていた」(豆田さん)という経験があるからだ。

 「電話をかけると相手は仕事を中断しなくてはいけない。迷惑をかけないよう、なるべくメールで連絡するという風潮が高まっている」とマナーコンサルタントの西出ひろ子さんは指摘する。「昔はすぐ電話をかけていたが、最初の連絡はメールが増えている」

 「メールの浸透で電話の地位が上がった」。こう語るのは「電話応対技能検定(もしもし検定)」を主催する日本電信電話ユーザ協会(東京・千代田)の吉川理恵子技能検定部長だ。「かつては会って話すのがビジネスの主流で(電話は補助的なものであり)『お電話で失礼します』と言うのがマナーだった」。今はメールでまず簡略なやりとりをして、重要で複雑な内容、クレームなどの話は電話を使うようになった。

 電話をかけるハードルが高くなり、メールとの使い分けが重要になっている。仕事先の業種や規模に応じて「相手に合わせて、どのパターンでも対応できるようにしておくことが望ましい」(西出さん)。初対面で名刺交換をする際に、今後のやりとりをどう使い分けると都合がよいか確認し合っておくとスムーズだ。

1/2ページ

最終更新:8/2(水) 10:36
NIKKEI STYLE

記事提供社からのご案内(外部サイト)

ライフスタイルに知的な刺激を。
生活情報から仕事、家計管理まで幅広く掲載
トレンド情報や役立つノウハウも提供します
幅広い読者の知的関心にこたえます。