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ビル・ゲイツのようにメールを処理する方法

8/3(木) 20:10配信

ライフハッカー[日本版]

MakeUseOf:過去10年間でインターネットがどれだけ変化したかを考えてみましょう。レスポンシブなウェブデザインが主流になり、Wi-Fiがどこでも利用できるようになりました。その背景にはスマートフォン端末の普及もあり、生産活動の主力はデスクトップアプリからウェブアプリへと移行し、今では気軽にウェブ全体をポケットに入れて持ち歩けるようになっています。

【画像】ビル・ゲイツのようにメールを処理する方法

ビル・ゲイツ氏が毎日数百通のメールを処理する方法

CNNが掲載した記事のなかで、ビル・ゲイツ氏が「デジタル・ワークスタイル」と呼んでいる、仕事をタイムリーかつ整然と片付けていく方法について説明しています。ゲイツ氏のルーティーン全体は、SharePointやOneNoteといったMicrosoft製ツールの利用も含まれていますが、今回はメールに関するプロセスだけを抜き出してみました。それは、以下の3要素から成り立っています。

1.デュアルモニター:実際には、ワークステーションとして3台のモニターを使っているとゲイツ氏は話していますが、メールに使うのはそのうちの2台のモニターだけだそうです。左のモニターには受信トレイが常時表示されています。右のモニターではメールを読んだり、返信を書くそうです。

2.フィルタリングとホワイトリスト:ゲイツ氏はなぜ毎日「数百件」のメールしか処理していないのでしょうか? 彼ほどの有名人なら、「数千件」でもおかしくはありません。その仕掛けはシンプルです。ホワイトリストを使って受信トレイをフィルタリングし、社内やパートナー企業、アシスタントから送られるメールだけを受け取るようにしているのです。そのほかのメールは目にすることすらなく、削除されます。

3.ToDoリストとしての受信トレイ:ゲイツ氏は「ToDoリストがあまり好きではない」そうです。その代わりに、メールをToDoタスクと見立て、内容と優先度に基いてマークを付け、フォルダーに分類しているそうです。ゲイツ氏は「私たちは現在、メールを使っていかに効果的なコミュニケーションをするかという課題ではなく、最も重要なメールにいかに時間を使えるようにするか、という課題と向き合っている」と語っています。

以上です。秘密のマントラも、特別なステップもありません。有料のツールやサービスも使いません。革命的なアイデアもありません。ビル・ゲイツ氏がメールのフィルタリング以上に複雑なことをせずに受信トレイをうまく使いこなしているのだとしたら、あなたにだってできるはずです。

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