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個人で始める働き方改革!メールの処理速度を上げるショートカット仕事術

8/8(火) 7:30配信

@DIME

「働き方改革」というキーワードを聞く機会が増えていると思いますが、何をすべきなのか分からない方も多いでしょう。ただ単に残業を減らせばよいというものではなく、テレワークだけをすればよいというものでもありません。「働き方改革」は手段であって、目的ではありません。目指すべき目標は会社(団体)の成長と、社員個人の幸せです。「働き方改革」自体を目的にしてしまう企業は、人事制度やITシステムを整備したものの利用者が限定的で成果が出ません。

【グラフ】個人で始める働き方改革!メールの処理速度を上げるショートカット仕事術

また、「働き方改革」は自然と空から降ってくるものではなく、会社が一方的に行うものでもありません。個人が積極的に取り組むことで、新たな自由と行動の選択肢を得て、「働きがい」や「幸せ」を手にすることができます。個人レベルでできる「働き方改革」は、目標達成に向けてショートカットする(近道で進む)ことです。ムダなことをしないで、やるべきことを効率的にサッサと片付けてしまうのです。

■メールに追われてはいけない

皆さんは、一日に何通のメールを処理しますか。メールのチェック、返信で追われていませんか?少し古い統計ですが、10年間でメールの流通量は6倍に跳ね上がっているそうです。(図1)大量のメールに埋もれて大切な情報を見落とす、もしくは情報の検索に時間がかかるなど、大量のデータに埋もれると、働き手の生産性は落ちてしまうのです。メールの処理も目的を達成するための手段の一つです。サッサと効率的に片付けてしまいましょう。

私は、マイクロソフトでメール関連のビジネス(OutlookやExchange、Office 365など)担当の役員をしていました。世界中のユーザーの使い方を見てきましたし、また自分自身も毎日700通程度の受信メールを処理していましたので、そこで学んだ効率的な処理方法をお伝えします。

■メール処理はじめ

メールを受信した順に処理をしてしまうと、本来の目的達成にショートカットできません。売り上げを生む重要なお客様のメールはすぐに処理すべきですし、感情的なメールのやり取りで時間とエネルギーを使うのももったいないです。限られた時間内で成果を残す為には「ルール作り」が重要です。自分にとって、会社にとって目的は何か、目的達成に最も効果的な手段は何か、緊急度が高いものは何か・・・をしっかり念頭に置いて、メール処理の優先順位を付けるのです。

■優先順位で仕分けする

朝出社して、もしくは通勤中にやるのは「仕分け作業」です。重要なメールを放置して、優先度の低いメールに時間を取られるのは効率が悪いからです。まず、未読メールをチェックして、優先度の高いものにフラグを付けます。緊急案件以外はまだここで返信しません。別途時間をかけて処理するものはタスク(To Do)リストへ移動しておきます。まずは未読メールの全体像とその日の作業を把握してください。

チェックするメールの量を減らすために、優先度の低いメールを自動的に除けておきましょう。迷惑メールフィルター(もしくは迷惑メール対策サービス)は必ず使用してください。ダイレクトメールや嫌がらせのメールを自動的に専用のフォルダ等に自動的に振り分けるものです。社員が迷惑メールの削除を手作業で30分以上かけている日本企業がまだまだ多いです。

また、「フォルダ振り分け」を活用してください。キーワードや送信元などでフィルターをかけて特定のフォルダに移動しておき、後でまとめてチェックします。このような一連のルーチンワークはメールソフトやAIを使ってなるべく自動化しましょう。例えば、企業向けOffice 365というクラウドサービスでは、AIがメールの傾向や過去の動作を分析して、重要そうなメールを「優先受信トレイ」に仕分けしてくれます(図2)。

それに該当しないメールは「その他」に振り分けられます。またOutlookなどのメールソフトでは、自分がTo(宛先)に入っているのか、Cc(参考・情報共有)に入っているのかによって「色分け」してくれるので、Toを優先してチェックして、Ccを後で見る、といった効率的な処理が容易にできます。

次回は、メール送信のコツ、メールに依存しない働き方について記載しようと思います。

文/越川 慎司

@DIME編集部

最終更新:8/8(火) 7:30
@DIME

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