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相手の「受信箱」を想像しよう。「気のきいたメール」を書くために意識したいポイント

8/13(日) 11:10配信

ライフハッカー[日本版]

あらゆる仕事がメール連絡で進められるようになり、メールを端的にわかりやすく、かつ失礼なく書けることが必須になっています。また、メールの本数がふえるにつれ、メール仕事にかかる時間が膨らんでおり、ムダのない書き方や管理方法にも工夫が必要になってきました。(「はじめに」より)

【画像】相手の「受信箱」を想像しよう。「気のきいたメール」を書くために意識したいポイント

『気のきいた短いメールが書ける本』(中川路亜紀著、ダイヤモンド社)の著者がいうように、いまやメールなしに仕事を進めることはできません。しかし現実的に、簡潔で失礼のないメールを書くのは難しいものでもあります。そこで本書では、出版社勤務を経て独立し、長らくビジネスコミュニケーション関連の著述・講演活動を行っているという著者が、実用的なメールの書き方を紹介しているわけです。

インターネット上には、「メールの掟」があふれています。

その中には、正しい知識を根拠とした良識的なアドバイスもありますが、まったく根拠のない自分流の考えや「言葉狩り」、古いビジネス文書マナーの転用なども見られます。ネットを調べれば調べるほど、何が本当なのかわからず、時間を浪費することも多いものです。(「はじめに」より)

だからこそ、本書には利用価値があるということ。第1部「気のきいたメール仕事 15のポイント」から、いくつかのトピックスを抜き出してみたいと思います。

メール仕事をコンパクトに

著者はメールの受信箱のことを、仕事がわき出してくる「玉手箱」だと表現しています。開けてびっくり、ややこしい要件が飛び出してきて、その対応に追われているうちに時間が経過してしまうということ。そして、そんなメール仕事をコンパクトにするために、次の3つをやってみることを提案しています。

1. メール処理は固めてやる

2. メールは仕分けて対応

3. メールから派生する仕事も仕分ける

(10ページより)

まずは「メール処理は固めてやる」。つまりメールチェックは、決まった時間に固めてやると効果的だということ。急ぎの連絡を待っているのでない限り、だらだらメールチェックをするのは時間の無駄だというわけです。たしかに頻繁にメールチェックをすると、そのつど予定外の時間をとられたり、他の仕事に紛れて重要な返信を忘れてしまったりする危険があるかもしれません。

次の「メールは仕分けて対応」は、メールを開いたら、次のどれかに仕分けて処理すべきだということ。

1. 簡単な返信ですむとき

了解したことを伝えるだけの場合、ひとことお礼を言えばすむ場合は、簡潔なメールを即返信。


2. 相手が一刻も早い返事を求めているとき

YES・NO・保留のいずれかを即返信。保留する場合は、いつまでに返事するか明記し、確実に返信できるよう必要な手を打ちます。


3. 返信に確認・検討のための時間が必要なとき

相手がそれほど急いでいなければ、返事に1日程度の時間をとることは失礼ではありません。きちんと調べて後で返信。


4. 特別にていねいな返信が必要なとき

相手がVIPだったり要件がデリケートだったりして、返信をじっくり練りたい場合は、後で返信。

(11ページより)

そして3つ目は、「メールから派生する仕事も仕分ける」。メールの多くには、小さな確認依頼、送付依頼などが含まれているもの。メールを開くたび、そこに書かれている仕事を片づけようとすると、その仕事からまた新たな仕事が派生したりして、収拾がつかなくなることもあります。そこで、上記のメールの仕分け同様、派生する仕事も「すぐにできるもの」と「時間がかかるもの」に分け、後者は忘れないようにリスト化。ひととおりメール処理をしたあとに、時間をとって対応すべきだということです。(10ページより)

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