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メールの処理に追われている人は要チェック! 仕事がはかどるメール術とは?

8/14(月) 12:00配信

ダ・ヴィンチニュース

 ライターという仕事柄、私は毎日のように数十通、多いときでは100通以上のメールのやり取りを行なう。簡単な返事で済むものや、用件を理解して回答するもの、上司の確認が必要なものなど、1通の処理にかかる労力と時間はさまざまだ。そうなると、メール対応だけで日が暮れるなんていうこともしばしば。

 先輩から「カネにならないんだから、メールに時間をかけてもしょうがない」とよく言われたものだが、私は「業務の進行に必要なのだから仕方ないじゃないですか」と言い返す。「だったら早く片付けられるように工夫しろ」。いや、それができればメールで半日潰すなんてことはないわけで……。

 上記のような状況に心当たりがあるなら、『気のきいた短いメールが書ける本 – そのまま使える! 短くても失礼のないメール術』(中川路亜紀/ダイヤモンド社)をご一読いただきたい。ビジネスメールにまつわる実践的なアドバイスが多数掲載されている。

 メール処理にばかり時間を取られ、ほかの業務がはかどらないという、私のような人には、第1部「気のきいたメール仕事 15のポイント」が参考になるはず。以下にその一部を紹介しよう。

●メールチェックは決まった時間にまとめてやる。

 → 朝イチ、午後イチ、定時前など、メールチェックのタイミングを決めておくとよい。こまめにチェックすると、仕事の流れが妨げられてしまうからだ(急ぎの返信を待っている場合は例外)。

●即返信するものと後で返信するものに仕分ける。

 → 確認したことの返信で済むものは即返信。相手が早めの返事を求めているものには、YES/NOや保留したい旨を即返信する。保留するときは、いつまでに返事をするか明記しておきたいところ。逆に用件が急ぎでないときや、内容を練って丁寧に返信したい相手の場合は後で処理。受信後1日程度で返信すれば失礼にはならない。

●書きすぎるメールはNG。

 → 強調語・修飾語の多用は避けるべき。読みやすさを考え、短く簡潔にまとめると好印象だ。また、協力を打診するときのような、相手の返事次第でこちらの対応が変わる場面では、先回りしすぎないほうがスムーズ。

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