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「会社を休む」連絡は電話にすべき? メールやSNSでもOK?

9/21(木) 11:08配信

オトナンサー

会社を休む連絡は「電話」が基本

 毎日忙しく働いているビジネスパーソンも、やむをえず会社を休まなければならない日があります。欠勤の連絡は歓迎されるものではないため、ついつい億劫になりがちですが、きちんと連絡しなければ、周りに迷惑をかけ信頼を失うことにもなりかねません。

 オトナンサー編集部では、年間250本以上の講義やビジネスマナーの連載・執筆などをこなし、発売後たちまち重版となったベストセラー「入社1年目 ビジネスマナーの教科書」の著者でマナー講師の金森たかこさんに、正しい欠勤の連絡方法を聞きました。

 金森さんによると、ビジネスシーンにおいては、急を要する連絡は電話で行うのが基本で欠勤の連絡もこれに該当。電話には以下のようなメリットがあります。

・「休む」という緊急性の高い内容をすぐに伝えられる

・声のトーンで状況をわかりやすく伝えられる

・相手の質問にすぐに答えられる

 欠勤の連絡は、プライベートの予定変更を伝えるようなレベルではなく、緊急性と重要性の高いものであることを意識しなければなりません。

 ただし最近では、メールやLINEによる連絡を推奨している会社や部署も増えています。業種や職種、仕事内容によって最適な連絡方法が異なる場合もありますがいずれにせよ、会社のルールを守り、それぞれのメリットとデメリットを理解した上で、周囲や関係者に迷惑をかけない配慮が大切です。

メールやSNSは基本的にNG

 若手ビジネスパーソンでありがちなミスが、メール1本で休みの連絡をするというもの。本人としては「連絡したのだからよいではないか」と思うかもしれませんが、メールは一方的であり、「相手が読まなければ伝わらない」などのデメリットがあります。また、LINEは相手が読んだか、読んでいないかがすぐにわかりますが、SNSなどによる連絡を上司や会社が推奨していなければNGです。

体調不良で休む場合の連絡方法

 仕事にはなるべく穴を開けたくありませんが、高熱や感染症、持病の悪化、大けがなどの場合は、どうしても会社を休まざるをえません。体調不良で休む場合の連絡では、以下のことに注意すべきです。

【始業10~15分前を目安に電話】

 まずは電話をするタイミングです。もしも、連絡をする直属の上司がだいたい同じ時間に出勤してくるのであれば、その時間を狙って電話を入れるようにします。それがわからない場合、遅くても始業10分前までには電話を入れましょう。上司が不在の場合は、その上司に次ぐ立場の人に伝え、上司へメモを残してもらいます。その際は、自分から改めて連絡する旨を伝えます。

【休むかどうかを自分が決めない】

 心の中では休むことが決まっていたとしても、自分から「今日は休みます」と伝えないこと。この連絡はあくまでも「休みをもらえるかどうか上司に伺いを立てる」という気持ちでかける電話です。「申し訳ありませんがお休みをいただけますか」などの丁寧な言い回しを心がけましょう。

【仕事への影響を伝える】

 欠勤の連絡をもらった上司は、もちろんあなたの体調のことを気にしているはずですが、それと同じくらい仕事の状況を気にしているかもしれません。あなたの抱えている仕事が欠勤によってどうなってしまうのか、問題はないのかをきちんと伝えるようにします。取引先との会議や打ち合わせなどが入っている場合、日程変更や代理人を立てるかどうかについても相談しましょう。

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最終更新:9/21(木) 12:50
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