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アマゾンが"無言の会議"を理想にする理由

10/12(金) 9:15配信

プレジデントオンライン

どうすれば会議の効率は上がるのか。驚異のスピード経営で知られるアマゾンでは、会議も恐ろしいほど効率的だ。アマゾンジャパンの立ち上げから15年間にわたって同社で活躍した佐藤将之(さとう・まさゆき)氏は、「アマゾンにおける理想の会議は、ほぼ無言で終わる会議」という。どういうことなのか――。

 ※本稿は佐藤将之『1日のタスクが1時間で片づく アマゾンのスピード仕事術』(KADOKAWA)の一部を抜粋・再編集したものです。

■まずは会議の「ゴール」をしっかり決める

 「今日は、意思決定するための会議だったのに、情報を共有するだけになってしまった」
「アイデアを広げるはずだったのに、結局、声の大きい人の意見に流されてしまった」

 これらは、日本企業の会議でよくある出来事です。

 アマゾンでは、目的がわからない会議、着地点がズレてしまう会議は決して行われません。なぜなら会議の目的が最初から明確だからです。

 ひとくちに会議といっても、さまざまな目的が考えられます。アマゾンで行っていた会議を大別すると、

・情報をシェアする会議なのか? 
・対策を話し合う会議なのか? 
・アイデアを出し合う会議なのか? 
・何かを決定する会議なのか? 

 があります。

 「会議の目的」とは、すなわち「ゴール」のことです。たとえば、「重要事項を1時間で決める会議」だとしましょう。この場合のゴールは、「1時間の会議を終えた後、この決定をもとに各参加者がすぐに次のアクションに移れること」です。

 アマゾンの場合、会議を招集する人が参加者に、「今回の会議の目的(=ゴール)」を事前に告げます。そして、司会をする人(ほとんどが会議を招集した人)が、会議の冒頭で、「今回の会議の目的(=ゴール)」をあらためて告げます。そして、参加者全員が、決められた時間内に、決められたゴールに向けて集中して会議を行うのです。

■「持ち越し」を最小限に抑える努力

 ただし、「時間内に決められなかった」ということはたまにあります。議論を深めたら「調査や再検討が必要だね」という要素が出てくるためです。けれどもその場合も、

・後日検討する要素を明らかにしてそれだけ持ち帰る
・この会議で決められる要素は決めてしまう
・次の会議もできるだけ早いタイミングで行う

 など「持ち越し」を最小限に抑える対処をします。

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