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【社会人必見!】ビジネスシーンにおける「おわびメール」の書き方

1/12(土) 7:10配信

オトナンサー

 どんなに真面目に仕事に取り組んでいても、予期せぬ事態や確認不足などによるトラブルは発生してしまうものです。そのトラブルで迷惑を被る人や、会社の損失などが出た場合は、速やかにおわびをしましょう。

 メールというツールを上手に使って、おわびの気持ちをしっかりと伝えられるビジネスパーソンになるためのポイントについて、ヒロコマナーグループのマナー講師・須藤悦子さんに聞きました。

まず、メールでよいケースか考える

 社内で起こったトラブルでも、取引先などに対する不手際でも、まずは直接お目にかからせていただいて謝罪するのが基本であり、筋というものです。相手の顔を見て、誠意を持って謝罪しましょう。次に優先される手段は電話です。すぐに会うことができず、しかし早急におわびの気持ちを伝えなければならないときは電話をします。

 そして、最後の手段がメールです。「ささいなトラブルだったからメールでもよいか」と軽く捉えるのはNG。メールでのおわびは、相手によっては「適当に扱われている」と考える人もいます。

 しかし、相手や状況によっては、「メールで十分」「おわびで会う時間がもったいない」などと思う相手もいますので、一概にはいえません。また、メールでの謝罪だけでよいケースや、メールで記録として残しておいた方が相手のためになるシーンもあります。今回は、まずはメールでのおわびでもよいケースについて説明します。

 メールで失礼のない謝罪ができるよう、謝罪メールの書き方をマスターしましょう。

普段よりも丁寧な言い回しで

 おわびのメールは、普段のメールよりも丁寧な書き方や言い回しにすると、謝罪の気持ちが一層伝わります。より丁寧な書き方と言い回しをご紹介します。

 なお、本文の「お世話になっております」の前に相手様の名前を書き、呼びかけていますが、必ずこのように書かなければいけないというものではありません。心と気持ちが伝わる丁寧なメールの書き方として、参考にしてください。

【社外の人へ・スケジュール変更のお願い】

件名:打ち合わせの日時変更のお願い【△△会社_△△】

株式会社○○○○
◎◎部
部長 ○○○○様

○○様、平素より大変お世話になっております。
△△株式会社の△△でございます。

早速恐縮でございますが、先日、お願いいたしました○月○日(曜日)○時からのお打ち合わせの件でお願いがございます。

大変申し訳なく存じますが、△月△日(曜日)に変更していただくことは可能でしょうか。

こちらの都合で、誠に申し訳ございません。
お忙しい中、日程調整いただいたにもかかわらず、急な変更のお願いで
ご迷惑をおかけいたします。

お打合せのお時間は、○○様のご都合の良いお時間に合わせることが可能でございます。

ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

【ポイント】

 社内向けでも社外向けでも、こちら側の非でスケジュールの変更を申し出るときは、新たな候補日をきちんと明記しましょう。時間まで決めてしまうと、相手の都合を無視しているため、時間は相手に決めてもらうか、いくつか候補の時間を挙げて決めてもらうようにしましょう。

 スケジュールに関わることは、メールで記録として残しておくと間違いがなく、安心です。

【社内の人へ・返信が遅れた場合】

件名:○○の件について【△△部_△△】

○○部 ○○部長

○○部長、お疲れ様です。△△部の△△です。

この度は、○○の件について返信が遅くなり、
大変申し訳ございませんでした。

ご指示いただいたデータの収集が遅れ、
○○部長には大変ご迷惑をおかけし、
申し訳なく思っております。

先ほど、○○の件で必要なデータを送信いたしましたので、
ご確認をお願いいたします。

ご多忙の中恐縮ですが、
どうぞよろしくお願い申し上げます。

【ポイント】

 メールの返信が遅いと、相手は「自分の仕事は後回しにしているのか」と感じてしまいます。返事が遅れたことをおわびするときは、「なぜこのような状態になったのか」を言える範囲で伝えてもよいですが、言い訳に聞こえる場合もあるため、具体的に伝える必要はありません。先方から聞かれたら答えるとよいでしょう。また、返信遅れのおわびをした後は、頼まれていた仕事をすぐに終えられるのか、どれくらいでめどが立つのかなどを伝えるようにします。

【誤送信をした場合】

件名:誤送信のおわび【△△会社_△△】

株式会社○○○○
○○部 ○○○○様

○○様、お世話になっております。

△△株式会社の△△でございます。

このたびは、メールの誤送信のおわびでございます。

○月○日○時○分に下記の件名で送信したメールでございますが、
大変申し訳ございません。
こちらのメールは、弊方の不手際により、
誤って送信したものでございます。

○○様には大変ご迷惑、お手数をおかけし申し訳なく存じますが、
こちらのメールは、削除してくださいますようお願い申し上げます。

今後はこのようなことのないよう、十分注意して参りますので、
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

【ポイント】

 誤送信してしまったメールの内容にもよりますが、差しさわりのない内容であればメールでのおわびで完了しても問題ないでしょう。メールに日付・送信時間・件名を書くことで、相手にもどれが誤送信のメールなのかを一目で伝えることができます。

【誤記が見つかった場合】

件名:資料の誤記のおわび【△△会社_△△】

株式会社○○○○
○○○○様(フルネーム)

○○様、お世話になっております。

△△株式会社の△△でございます。

先ほどはお忙しい中、お打ち合わせに参加してくださり、
誠にありがとうございました。

早速で恐縮ですが、
先ほどのお打ち合わせで使用しました資料の一部に誤りがございました。

お手数をおかけし、大変申し訳なく存じますが、
下記、訂正くださいますよう、お願い申し上げます。

◆資料1 
○ページ 上から3行目
「@@」の部分を、「△△」に変更願います。

取り急ぎ、訂正したデータを添付いたします。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

【ポイント】

 誤記の場合は、正しい表記をメールで送る方が相手に間違いなく伝わるでしょう。まずは、メールで修正したものを添付して送信し、次回の打ち合わせ時に修正した資料を直接渡すと親切です。

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最終更新:1/12(土) 7:10
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