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スケジュールが遅れた時はどうする? トヨタの超効率仕事術

2/19(火) 19:14配信

ライフハッカー[日本版]

早く帰ろうと思っても、仕事が思うように進まない。そんな悩みを抱えている方は、決して少なくないはずです。

【画像】スケジュールが遅れた時はどうする? トヨタの超効率仕事術

しかし、「仕事の仕方」を変えるだけで驚くほど毎日が変化すると断言するのは、『トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術』(渡邉英理奈著、フォレスト出版)の著者。

大学卒業後、トヨタ自動車に入社し、5年間にわたってトヨタの海外事業体の人材育成に携わったという実績の持ち主。

しかし入社してから2年間は仕事の仕方がわからず、毎日遅くまで残業しても一向に仕事が終わらなかったのだとか。原因もわからず、悶々としていたのだといいます。

しかし、当時の自分や、早く帰れずにいる人たちのことを思い返し、いまならその理由がわかるのだそうです。それは、残業を生み出す2大原因である「やり直し」や「ムダ」が多いこと。

プロセスのムダ、ムダな作業、ミスや勘違い、確認不足によるやりなおしなどが邪魔をして、想定以上に時間がかかってしまったという事態になるということです。

だとすれば、なぜ、やりなおしやムダが発生してしまうのでしょうか? 著者によればその原因は、仕事を完了させるまでのプロセスとスケジュールを曖昧にしたまま作業を進めているから。

そのため、プロセスとスケジュールを明確にしてから仕事に取りかかれば、すべてが解決するのだというのです。面倒くさそうにも思えますが、慣れてしまえばそうした準備に1時間、慣れていない場合でも2時間ほどで終わるのだといいます。

では、どのようにプロセスとスケジュールをつくるのか。 その答えは、トヨタの「自工程完結」というメソッドの中にあります。

「自工程完結」とは、元々はトヨタの製造現場で、常に良い品質のものを生産するために大切にされていた概念のようなものでした。

トヨタの強みである品質の高さは綿密につくり込まれたプロセスがあって生み出されるものです。 そして、そのプロセスは、必ず良いアウトプットが出せる「作業標準書」、いわばマニュアルのようなものとして各生産現場で継承され、改善され、現場で新しい人が来ても、管理者が代わっても、同じ品質のクルマがつくれるようにしています。

つまり、「綿密にプロセスをつくり込めば、誰でも、迅速かつ常に良い結果が出せる」ということです。(「はじめに」より)

ただし、この概念と「作業標準書」は、生産現場でしか使われていなかったものでした。そこで、その概念を体系立てて整理し、ステップとしてまとめ、研修として世界中のトヨタに展開するという仕事を任されたのが本書の著者だったというのです。

つまり本書で明らかにされている「超効率仕事術」は、そんな「自工程完結」というメソッドをベースに、トヨタ以外のホワイトカラーの仕事でも実践しやすいようにアレンジしたメソッドだということ。

きょうは第3章「人を巻き込んで、さらに効率を上げる」中の、スケジュールに焦点を当てたStep 8「スケジュールの進捗管理」に注目してみたいと思います。

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