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いまさら聞けない、けど大切。日常業務における「ビジネスマインド」

4/15(月) 8:11配信

ライフハッカー[日本版]

優先順位をつける

仕事の生産性を上げるためには、時間管理をしっかりと行うことが大切。

そのためには、するべきことをすべて書き出し、優先順位をつけてから取りかかる必要があるといいます。

だとすれば気になるのは、「どのように優先順位を決めればいいのか」ということですが、ここで一般的に使われるのは「緊急度」「重要度」「手順」を軸とすることです。

緊急の仕事を先にやるのはもちろんですが、重要度の高い仕事も優先させるべき。

なぜなら重要な仕事を後回しにした結果、十分な検討時間が取れなかったり、やっつけ仕事になってしまう可能性があるからです。

また、盲点となりやすいのが「手順」。

たとえば、他部署から資料を受け取らないとできない書類の作成を担当したとき、取りかかろうという段になってから他部署に資料請求したとしたら、届くまでの時間がムダになってしまいます。

緊急なことや重要なことをするにあたっては、「その前にやらなければならないこと」を見落とさないようにする必要があるのです。

優先順位を決めたら、朝のミーティングで報告するなど、上司や先輩にチェックしてもらうといいそうです。

経験が浅いうちは、なにが緊急でなにが重要か、判断を間違えてしまうこともあるもの。しかし上司は、部下よりも高く広い視点から業務全体を見通しています。

そのため、まずは自分の考えた優先順位を報告することが大切。その次に上司や先輩からのアドバイスを取り入れ、To Doリストを修正すればいいわけです。

意識しておくべきは、自分や身内の都合ではなく、お客様を優先すること。

そのためには、「会社にとってなにがもっとも優先順位が高いのか」を考えることが重要です。

社内でやり取りのある業務のほうが視界に入りやすいため、ついそちらが緊急性のある重要な仕事であるように感じてしまうかもしれません。

しかし、本来まず大切にすべきはお客様なのです。だからこそ、この順序を間違えないようにすべきだということ。(186ページより)

「他にも身だしなみ・あいさつ・ふるまい」「言葉づかい・話しかけ」「電話応対・文書・メール作成」「制度・手続き」「効率化・人間関係」「冠婚葬祭・つき合い」「より良い関係」と、さまざまなビジネスマナーについてのノウハウが簡潔にまとめられています。

1項目1見開きでコンパクトにまとめられており、図版も豊富なので読みやすさも抜群。デスクサイドに常備しておけば、なにかと役に立ってくれそうです。

Photo: 印南敦史

Source: 朝日新聞出版

印南敦史

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最終更新:4/15(月) 8:11
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