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メモを取らないせいで同じミスを繰り返す新人…どうやって指導したらいい?

5/15(水) 17:04配信

Suits-woman.jp

メモを取りたくても取れない場合はどうする?

一方、教えられる側として、メモを取るタイミングがつかめなくてメモが取れないという人も少なくありません。先輩がどんどん説明を進めていくので、話を聞いて頷くだけで精いっぱいという人や、メモを取っていると、その次の話が耳に入ってこなくなってしまうという人です。

そういう場合は、“メモを取ってもいいですか”といったん説明を中断してもらいましょう。話を止めるのは失礼ではないかと考えてしまいがちですが、メモを取らないことで覚え間違いや飛ばし聞きをしてしまいミスを頻発するほうがよろしくありません。また、そのときメモさえ取っていればわかるようなことを、あとでもう一度聞くというのも、先輩の時間を余計に奪うことだと心得てください。メモを取りたい、という意思表示は、真剣に話を聞いているというあらわれです。そして、書いたメモを読み上げて“この順番でよいでしょうか”と先輩に聞くなどしてメモを充実させましょう。作業をする際には、そのメモを基本にすすめ、それでも不明点があったらなもう一度教えてもらいましょう。その繰り返しがあなたの成長にもつながりますし、先輩にも信頼されるでしょう。

昭和時代のビジネスパーソンの中には、“1度しか言わないからメモを取らずに記憶に刻め”“メモに頼るといつまでも仕事が覚えられない”などという人もいたりしますが、そういった精神論、根性論は業務の効率を下げるだけです。高圧的な態度をされるとメモを取るのを躊躇してしまいがちですが、“念のためメモさせてください”と食い下がりましょう。それでもメモを取るななどと言われるようであれば、身の振り方を考える必要もあるかもしれません。

メモを取ってもミスが多いようならマニュアル作成を

どんなに言ってもメモを取らない。そしてミスをする。あるいはメモを取っているにも関わらずミスを繰り返すという場合には、もはやその人はメモとの相性が悪いとしかいいようがありません。そんな場合には、先輩であるあなたが作業マニュアルを作成してあげるのも手です。

たとえばスプレッドシートなど、追加共有が容易なものを使えば、適宜注意点を増やしていくことも簡単です。“そのやりかたはマニュアル資料の3番を見直して”“マニュアル資料のどこどこに書いてあるからそれに沿ってもう一度やってみて”“新規のミスが発生しているから、スプレッドシートに正しいやり方を書いておくから見ておいてね”などとやりとりすれば、教える側の労力も最小限となるでしょう。仕事を覚える気がないんじゃないか、舐められているんじゃないかと思うとよけいイライラしてしまいます。感情的にならずに、どうすれば自分の業務効率があげられるかを考えてみてください。


メモを取れない人が増えていますが、習慣になるまで根気よく教えてあげましょう。また、ルーティン業務であれば、注意点を含めマニュアルを作って業務資料として渡すのも手です。作成には一定の時間がかかってしまいますが、ひとつ作っておけば、今後のあなたの業務効率もあがるのではないでしょうか。


(教えてくれた人/鈴木真理子さん)
三井海上(現・三井住友海上)退職後、“伝える”“話す”“書く”能力を磨き、ビジネスコミュニケーションのインストラクターとして独立。セミナー、企業研修などで3万人以上に指導を行なう。著書『絶対にミスをしない人の仕事のワザ』(明日香出版社)は、6万部に迫るヒットとなる。
(株)ヴィタミンMサイト http://www.vitaminm.jp/

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最終更新:5/15(水) 17:04
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