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「気軽に相談に乗る」上司が、実は生産性を下げている?

6/24(月) 12:06配信

PHP Online 衆知(THE21)

整理整頓がなければ、生産性は上がらない

社員が取り組むべき生産性向上とは、あくまで「効率的に仕事をこなす」という意味です。同じ仕事量をどれだけ少ない人数、時間でこなすことができるか。どれだけ少ない工程で完成できるかなど。こうした「効率的」な生産性向上のためのキーワードは、「整理」と「整頓」です。
ここでいう「整理」とは、必要最小限度までいらないモノや仕事を捨てることです。一見、簡単なように聞こえますが、やってみるとこの「整理」がとにかく難しいのです。なぜなら、今やっている仕事は全てが必要で、無駄なものはないと思って、日常仕事をしているためです。

上司は仕事を「捨てさせよう」

ですから、基本的に仕事を捨てることができるのは社長と上司です。日頃から部下の仕事内容に関心を持ち、必要のない仕事を捨てさせることです。いらない仕事が見つかり削減されることで、時間が生まれ新たな仕事に取り組めます。
次のキーワードは「整頓」です。これは必要最小限になった仕事に順番を決め、順番通りに仕事を進めることです。「仕事上手は整頓上手」と言われるほど、仕事の順序を整えることで仕事の成果、生産性は大きく変わります。
ここで重要になってくるのが、次にやることが明確になっていることです。数多くの仕事をすると仕事と仕事の間に「次は何をしようか」という考える時間も数多く生まれます。実はこの考える時間も塵も積もれば山となり、生産性を下げる理由になっています。自分でやること、仲間に任せること、アウトソーシングすることなどの順番が決めて整えてあることで、考える時間は短くなり、本人も驚くほどの仕事を進めることができます。

探し物の時間は驚くほど膨大!

上記の「整理」と「整頓」を徹底的に実践することで解決できる大きなことがあります。それは「探す時間をなくすこと」です。必要最小限度にまで仕事を減らし、順番を決め整えることで、モノを探す時間や次に何をやるか考える時間を圧倒的に減らすことができます。
ある調査によると、モノやPC内のファイルなどを探す時間は一人あたり年間152時間というデータがあります。8時間労働で換算すると年間で約19日間、探す時間に使われていると換算することができます。週休2日制と考えると、12ヶ月のうち1ヶ月が探す時間で使われていることになります。つまり、会社全体の人件費1ヶ月分が探す時間で使われているのです。仕事の「整理」と「整頓」を徹底することで、これだけの時間とコストが生まれることになり、効率的生産性が向上します。

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最終更新:6/24(月) 12:06
PHP Online 衆知(THE21)

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