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それでも上司をCCに入れておくべき本質的理由

7/16(火) 5:50配信

東洋経済オンライン

インターネットの普及によってコミュニケーションの形態や効率性が急速に変化し、それに伴って生じる課題も複雑化しています。とくに、世代がだいぶ異なる上司や部下とのやり取りには難しさを感じる人は多いのではないでしょうか。
そんな中でコミュニケーションにおける‟手抜き術”を教えてくれるのが、須田仁之氏。「捨てる」「手を抜く」「考えない」をモットーとする氏が考える、‟最良のコミュニケーション術“とは? 

■上長や社長をCCに入れて情報共有する

 仕事で最も困ることの1つが「コミュニケーションロス」です。

 上司や関係者が同じ情報を把握していれば事前に解決できたのに、自分や相手先の現場が上司と共有していなかったり、勝手な判断や勘違いをしたために、「言った/言わない」の争いが発生する、間に人が入って伝言ゲームになる……というトラブルが起こることが多々あります。

 こうしたコミュニケーションロスを回避するための有効な手段は、原則はテキストでのやり取りをすること。やり取りする相手が重要であればあるほど、上長や社長を「CC(あるいはグループ)」に入れて自動的に共有してしまうことです。

 また、「情報共有されてないかもな」と感じたら、やり取りの途中からCCに上司を入れるのもトラブルを未然に防ぐ手です(先方の心証もあるので、空気を読んだうえでやるべきですが)。

 僕の若い頃は、上司から「CCにオレを入れるなよ、雑音なんだよ」と言われたりもしましたが、へこたれてはいけません。

 そもそもこれは、手抜きというよりも、よりスピーディーで正確な、最良の方法だからです。

 人は、なかなか相手の言っていることを正確に把握できず、自分なりの考えで自分なりに解釈したり、言い訳めいたものが入ったりしてしまうものです。

 ですから、情報は途中で加工せず、生の情報をそのまま伝えるべきなのです。

 例えば、仕事で取引先とのトラブルが発生した場合、トラブル経緯などをまとめた「報告書」を上司に提出したりするケースがありますが、そもそもCCに入っていればほとんどの経緯は共有できているはずなので、その資料を作る手間が省けます。

 また、部下がCCを入れずに勝手にメールしてトラブルに発展してしまったときなどは、経緯メモを作らせる時間がムダですし、部下の言い訳っぽいニュアンスも含まれたり、本質からズレていることもしばしばあります。こんなときは、「そのやり取りメールを全部転送して」と言うだけで済ませたほうが、はるかに効率的です。

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最終更新:7/16(火) 5:50
東洋経済オンライン

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