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仕事で自由に使える時間を増やす6つの方法

7/18(木) 15:00配信

Forbes JAPAN

完了させたいことを無事に終えるための十分な時間を日中持てないと感じている人は多い。理由には、すべきことが多過ぎることや常に他者の要求に答えていることなどがある。スケジュールを制御し、効果的に働くために必要な時間を確保しよう。ここでは、成功者が仕事でより多くの時間を確保するため実践している6つのことを紹介する。

1. 一部の業務を簡略化する

複数の決断をするには時間がかかる。可能であれば、業務を簡略化しよう。成功する人は、自動化できる仕事、あるいは省くことができる仕事を特定し、他のことに使う時間を増やすものだ。似たような複数の手紙を作成する場合はテンプレートを作ったり、エクセルを使っている場合は冗長な計算を避けるために活用できる計算式がないか考えてみたりしよう。

2. スケジュールに空き時間を確保する

スケジュールを他の人との会議でいっぱいにしてはいけない。あなたのスケジュールはあなたのものだ。成功を収める人は自分のスケジュールを管理・活用し、自分のための時間を確保している。午後は2時間ほどを空き時間とし、その日に完成させたいことや必要なことを行うための柔軟性と自由を確保しよう。

3. 不要な会議に出席するのを避ける

大半の労働者は、会議が非生産的なものだと考えている。コミュニケーション技術企業のフューズ(Fuse)によると、役員らは会議の67%以上が失敗だと考えている。中間管理職は労働時間の35%を会議に割いており、上級管理職の間ではその割合は50%だ。また労働者は、毎週4時間前後を状況報告会議の準備に使っている。

会議を予定しない、出席する会議の数を減らす、会議を効率的・短時間なものにするのを自分の役割とするなどの解決策を実行しよう。「この会議に私が出席する必要があるか?」と自問する。その答えが分からなければ、会議の企画者にその会議におけるあなたの役割が何かを質問する。その会議に自分が出席する必要がないと思う場合、他に重要な優先事項があること、あるいは会議に出席する以外の支援方法を同僚に丁寧に伝えよう。

自分が会議に出席しなければならないと感じる場合、的を絞った会議にするため自分に何ができるかを考えよう。議題の作成や作成の支援を行なったり、事前に資料を集めたり、タイムキーパーになったり、会議後に完了すべき取り組み事項を特定したりできないだろうか?

成功を収める人は、ただ顔を出すだけでなく物事を完了させるために会議を企画し、出席しするものだ。

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最終更新:7/18(木) 15:00
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