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貯金箱の使い方でわかる「いつまでも仕事が進まない人」の特徴

7/31(水) 8:47配信

bizSPA!フレッシュ

 あなたの仕事がなかなか終わらない理由。それは、あなたが“仕事肥満体質”だからかも?

 働き方改革によって、仕事が楽になるはずなのに、なぜかこれまで以上に忙しくなった、大変になったという声をよく聞きます。そんな人は、よかれと思ってやっていることがかえって自分の首を絞める仕事の仕方になっているのです。

 この“仕事肥満体質”を脱却する方法について、新刊『仕事が早く終わる人、いつまでも終わらない人の習慣』(あさ出版)著者であり、研修や講演、コンサルティングを通じて3万人以上を見てきた吉田幸弘氏に解説してもらいます。(以下、吉田氏の寄稿)。

すぐにできることから片づけてはいけない

 仕事には「まとまった時間」が必要なものと、「スキマ時間」で対応できるものがあります。仕事がいつまでも終わらない人は、電話やメールの対応や上司からのちょっとした頼まれごと、備品のオーダー、経費精算などといったスキマ時間でもできる仕事を先に手がけます。

 仮にその日、15個のタスクを片づけなくてはならないとしたら、とりあえずすぐに終わるスキマ時間で対応できる仕事を10個終わらせて残り5個にします。作業の途中であっても上司やお客様から何か頼まれたら、やっていた仕事を中断させてでも、すぐに対応します。タスクの数を増やさないようにするのです。

 タスクが減ると、仕事が順調に片づいているように思えますが、実はほぼ変わりません。むしろ、「まとまった時間」を要する仕事を先延ばしすることによって、仕事時間が伸びています。すぐ終わるとはいえ、それぞれほんの5分、10分だとしても、トータルすれば結構な時間がかかります。

 つまり、その分、腰を据えて、集中してやらなければならないことをどんどん後回しにしているわけですから、当然、生産性も下がり、それによってより多くの時間を要することになるのです。

集中力が必要な仕事ほど先にする

 一方、仕事が早く終わる人は、コンペの提案書の作成や来期の商品開発計画の立案、企画の立案、予算案の作成など、集中力が必要な仕事から手掛けます。そのため、スケジュールを立てる際、大きな仕事をする「まとまった時間」を確保します。

 そして、大きな仕事と大きな仕事の間のスキマ時間に小さな仕事を行います。小さな仕事もあらかじめ緊急度順に整理しておき、それに従って手がけていきます。

 日中の集中力の高い時間帯に「まとまった時間」が確保できるので、仕事効率も高く、トータルでかかる仕事時間も少なくてすむというわけです。

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最終更新:7/31(水) 8:47
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