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上司への報告、営業トークにも使える。伝え方が劇的に上手くなる「3つのマイルストーン」とは?

8/27(火) 20:01配信

ライフハッカー[日本版]

上司への報告、営業トーク、プレゼンなど、ビジネスパーソンには、社内外で話す機会が無数にあります。

そうした場面で流暢に話す人を見て、「自分も、あんな感じにうまく話せれば…」と思ったことはありませんか?もし、「口下手」を自覚しているなら特にそうでしょう。「口下手」を克服できるなら、そうしたいとも考えているかもしれませんね。

それに対し、「口下手のままでも伝わる話し方を身につけたほうが、効率的だし、あなたの個性も発揮しやすい」と著書で述べているのは、博報堂でスピーチライターを務めるひきたよしあきさんです。

ひきたさんは、『博報堂スピーチライターが教える 口下手のままでも伝わるプロの話し方』(かんき出版)で、「話の目的を1語に集約する」といった秘訣の数々を記し、口下手でも相手が理解・納得できる話し方はできると力説します。

話が劇的に伝わる「3つのマイルストーン」

例えば、「3つのマイルストーン(標石)」。

話の伝え方がうまい人には共通して、話の流れの変化をわかりやすくする「マイルストーン」があるそうです。これがあるのとないのとでは、わかりやすさは全く別。3つあることで、「話は、口下手のままでも劇的に伝わるようになる」そうです。

以下、この「3つのマイルストーン」を詳しく紹介します。

報告のマイルストーンは「状況」「内容」「感情」

本書では、シチュエーションに応じてどうマイルストーンを使い分けるか、実践的な例が記されています。

一例として、社内で上司に報告をする場合。この時のマイルストーンは、「状況」「内容」「感情」となります。少し長くなりますが、模範例を引用しましょう。

【状況】(いつ・どこで・誰が・何を) 内田局長、すみません、今、よろしいですか。昨日、カシマル電気に行ったとき、宣伝部の山崎部長から、先日のプレゼン結果の報告を受けました。

【内容】(結論と対処法) うちの負けでした。勝ったのはB社です。 山崎部長にヒアリングしたところ、アイデアは我が社のほうがよかったのですが、B社が、カシマルさんが望んでいたタレントを持ってきたそうです。 しかし、うちのクリエイティブの評価は大変に高く、先々のことを考えまして、山崎部長とクリエイターとが話せる機会を設けます。

【感情】(相手と自分の気持ち) 内田局長、ご期待に添えず、申し訳ございません。私自身も残念です。昨日は、悔しくて眠れませんでした。しかし、ホームページのプレゼンもまだ残っていますし、今後は、事前に相手の情報をとれるようがんばります。

(本書099pより)

最初のマイルストーンは「状況」となっています。巷では「結論から述べよ」というフレーズをよく聞ききますが、ひきたさんは、「実生活では、多忙な相手にいきなり“結論”を話しても、きちんと伝わらないのが現状」と説きます。

ましてや、プレゼンに負けるというネガティブな報告。のっけから、この結論で切り出すと「唐突すぎてぶっきらぼうな印象」になります。そこで、「いつ・どこで・誰が・何を」の4Wから始めるわけです。

そして「内容」に移りますが、ここで「結論や理由、根拠、対処法」を相手に話します。言い訳を加えるのはNG。結論を、きっぱりと言い切るようにします。

最後のマイルストーンが「感情」。対面のコミュニケーションでは、結論に対する自身の感情表出が不可欠だそうです。これにもコツがあって、「相手への思い」→「自分自身の思い」→「未来への思い」の順序とし、未来への展望で明るく締めます。

こうしたルールをふまえて報告すれば、口下手であっても、話が散らかったりせず、相手の好印象も引き出すことが可能となります。

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最終更新:8/27(火) 20:01
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