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仕事が速くてミスのない人の思考整理術=「メモ」に関する3つのライフハック

11/6(水) 6:31配信

ライフハッカー[日本版]

アメリカのコンサルタント会社、オーダー・フロム・カオスが調べたデータに「ビジネスパーソンが仕事中に探し物に費やす時間は、1年に平均約150時間」というものがあります(『気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ』<リズ・ダベンポート著・草思社>』)。(まえがき」より)

『仕事が速くてミスがない人は机に何も置かない。』(中野清人 著、総合法令出版)の冒頭には、上記のような記述があります。

1日8時間労働だとしたら20日弱。そう考えると、探し物をする時間がいかに無駄であるかがわかります。

しかもその一方には、探し物に余計な時間を使わず、効率的に成果を挙げているビジネスパーソンもいるのです。

優秀なビジネスパーソンに共通しているのは、デスクや身の周りがきれいに片づいていること。当然探し物をすぐに取り出すことができ、何か作業をするときにもすぐ始められます。整理されていれば、資料やモノが紛失することもありません。ミスも少なくなります。

また、モノを片づける思考はアイデア思考やスケジュール管理にも役立ちます。身の回りが片づいている人は、生産性も高いのです。(まえがき」より)

そこで本書では、職場のデスクや身のまわりを片づけるさまざまな方法や、仕事(タスク)の整理、果ては仕事をするうえでの思考の整理までを解説しているわけです。

きょうはそのなかから、メモのコツを明かした第4章「『書く』で仕事がうまく回る」に焦点を当ててみたいともいます。

A4用紙1枚にメモをまとめる

1日のメモは1枚のA4用紙にまとめるといいそうです。手帳や付箋を使うことに慣れていると最初は少し抵抗を感じるかもしれませんが、試してみると意外なほどの利便性を実感できるのだとか。

いうまでもなく、必要なのはA4用紙1枚だけ(再利用の裏紙でもOK)。

そこに電話で聞いた内容やアイデアなど、いろいろなことを1日分のメモとしてまとめるという方法です。

メモ用紙を何枚も使うとゴミが増えることになり、どこになにを書いたのか忘れてしまう可能性もあります。

しかし1枚にまとめれば、そういった危険性が排除できるわけです。しかも手帳にはさんだり、シャツやジャケットのポケットに入れておけるなど、持ち運びにも便利。

なお伝言や資料作成など、メモした内容への対応が済んだら、斜線を引いたりチェックマークをつけたりして、対応済みであることがきちんとわかるようにすることも大切。

そして、アポイントの予定など先の事柄に関するメモは、手帳やパソコンに書き写しておく。そうすれば、やり残したことがないか一目瞭然となります。

そして1日の最後には、その1枚をスキャンしてデータ化しておくと便利。そうすれば、あとで見返すことが必要になった場合のための保険となり、物理的なスペースもとらないからです。

そしてデータ化したら必ず廃棄。そうした流れを習慣づければ、片づけることやモノを減らすことにもつながるわけです。(134ページより)

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最終更新:11/6(水) 6:31
ライフハッカー[日本版]

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