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職場で認められる「いい資料をサクッと作る」たった2つのコツ

11/18(月) 8:46配信

bizSPA!フレッシュ

― 連載・現役コンサルタントのシンプル仕事術 ―

 こんにちは、戦略コンサルタントのShinです。今日のテーマは「資料作成におけるプロセスは大きく分けて2つしかない」です。

 あなたは資料作成は得意でしょうか? それとも、できればやりたくない苦手な仕事でしょうか?

 ほとんどの人は後者だと思います。「資料作成得意です。どんどん任せてください!」という人にはあまり会ったことがありません。

 とはいえ、資料作成をする機会はたくさんありますよね。お客さんへの提案書、アウトプットとしての報告書、ベンダーさんへの仕様説明など、あなたも何かしらの資料作成には携わったことがあるはずです。

資料作成をマスターすれば重宝される

 つまり、資料作成は、

「多くの人が苦手としている」x「やる機会が多い」

 という2つの要素があるわけで、ここをマスターできたら、あなたは職場で引く手あまたになります。

 どんな難しいお題でも、「あ、わたしやりますよ!」とさっと手を挙げ、いい感じの資料をスピーディーに作れたとしたら、あなたは職場から重宝されること間違いなしです。

 では、どうすれば資料作成がうまくなるのでしょう?

 ぼくは「資料作成には大きく分けて2つのプロセスしかない」と思っています。これを理解できれば、どんどん資料の質が上がっていくと考えています。

 逆に、資料作成が下手な人は、このプロセスを理解せずに「とりあえず作ってみる」というやり方を取っているケースがほとんどです。では、その2つのプロセスとは何でしょうか?

プロセスその1:大量の情報収集

 最初のプロセスは、「大量の情報収集」です。

 あなたがその道30年の専門家でもない限り、そのトピックについて知らないことが多いはずです。何も知らないのに、資料を作って他の人にメッセージを伝えることができるはずがありません。まずは本を数冊読んだり、Web記事で関連するニュースを多数引っ張って、とにかく情報を収集する必要があります。

 そして、それらの情報から、特に今回のトピックについて重要な箇所を抜き出し、自分自身がそれについてどう考えているか、どのように今回の資料作成に有効活用できるか、適当でもいいのでコメントをたくさんしていきます。

 これをやっていくと、あなたは数十ページに及ぶメモを作れるはずです。もちろん、それだけ読んでも他の人には伝わらないと思いますが、情報量としては十分なものになるはずです。

 多くの人は、この情報収集と資料作成を同時にやろうとしています。そのほうが効率が良いように思えるからです。ただ、実はそれは最終的には非効率になります。資料を作ることはいったん脇に置いておいて、まずは情報を集めてそれをひとつのワードファイルに収集すること。それだけを考えてください。

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最終更新:11/18(月) 8:46
bizSPA!フレッシュ

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