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どれも重要に見えるタスク。どう優先順位をつけたらいい?

2019/12/4(水) 10:01配信

ライフハッカー[日本版]

ToDoリストを作ったら、タスクの優先順位はどうやって決めていますか? どれも重要度の高いタスクに見えるときは特に難しいですよね。

ではそうしたとき、どうやってその優先順位を決めたらいいのでしょうか?

プロジェクトマネージャーをしていると、重要度が同じくらいのタスクや優先事項を同時進行させることばかり考えてしまいがちです。

偶然にも私は、プロジェクトマネジメント協会認定のプロジェクトマネジメント・プロフェッショナルとして何年もフルタイムの仕事に就いていました。

当時の私は、オフィスのワークロードの管理や目に見えて増えていく私生活のToDoリストの管理に役立つコツをたくさん習得しました。

その中で、読者の皆さんの日常生活に応用できそうなものを書き出してみました。

目次

タスクの重要度を再確認するための5ステップ

ToDoをこなすための3つの原則

他人の手を借りることも大切

手が回らなくなったら取捨選択しなおす

タスクの重要度を再確認するための5ステップ

ToDoリストにあるタスクはどれも等しく重要な気がしますが、どれに時間をかける必要があるか、どのように時間配分すべきか細かく考えてみる必要があります。

その際、本当にどのタスクも重要度は同じなのか、あらためて良く考えてみましょう。重要度を測るときのコツは次の通りです。

1. 上司に確認する
職場には上司がいます。私生活では自分が自分の上司です。どんな上司も最初に果たすべき役割は、部下に何が重要で何が重要でないか、どのタスクに取り組むべきか示すことです。

オフィスには、そういう上司がいるかもしれません(部下の助けがないとうまくできない上司もいますが)が、私生活では、自分自身で管理する必要があります。

今すぐデータのバックアップをする方が家のペンキを塗るより重要だ、とは誰も教えてくれません。

考えることを放棄して、「どれも全部重要だ」と思うのは簡単ですが、職場では上司に歩み寄り、「どうしてもあなたの助けが必要なんです」と言ってみましょう。

家では、ToDoリストからタスクを選んで作業を始めてみると、勢いがつきますよ。

2. 周囲に相談する
家族や友人や同僚など他人を巻き込むタスクを優先するときは、相手はいつこちらの助けを必要とするのか、一緒に作業する背景でどの程度の作業がバックアップされるのか、相手から手助けしてもらえるのか、相手と話し合って確認しましょう。

「あと1週間は助けはいらない」と言われることもあれば、「明日からすぐ手伝って欲しい」と言われることもあります。また、相手がこちらほど忙しくないときは、助けてもらいましょう。

3. 締切から逆算する
詳しくは後述しますが、各タスクに関して締切はいつか、あるいは少なくともいつまでに終わらせたいか、作業の所要時間はどのぐらいか、大よその見当はつくはずです。

まず、締切がいつなのか明確にして、各タスクにどの程度の作業が必要か、他人からどの程度のインプットをもらう必要があるかもカウントしましょう。

そして、締切から逆算して、今すぐ着手すべきタスクを決めるようにしましょう(場合によっては、既に作業を始めていなければならないのに出遅れてしまったものもあるはずです)。

4.説明責任を持ち続ける
重要度が本当に高いタスクを見極め、さらに着手する順番を調整したら、それを書き出して関係者全員とシェアしましょう。

誰かに納品する仕事なら、その相手と一緒に期待値も設定します。個人的なプロジェクトの作業をするときは自分の期待値を設定します。

期待値の設定は、私生活以上に職場では大切ですが、仕事とは関係のない作業であっても、他人を巻き込むとお互いに説明責任を維持できます。

5.生産性ツールやメソッドを活用する
優先度が同じぐらいのタスクに関しては、自分の尺度で優先順位を決める生産的な仕組みを持つ必要があります。自分で決めた優先順位に自分で責任を取る仕組みです。

経験則により、それができるなら問題ありませんが、そうでない場合は、こちらの過去記事をチェックして、自分に向いているやり方を確立しましょう。

この場合の最終目標は、ToDoリストにどんなにタスクが多くても、次に着手するタスクを決める時間を短縮することです。

私の場合は、David Allenさんが運営しているGTDというサイトでシェアされているフレームワークが、最も効果的だと思います。

今すべきことと次に取るべきアクションにフォーカスして、自分に向いているシステムにToDoを落とし込むと、考えなくても物事が進捗する点を強調しています。

他にも、以前ご紹介したWunderlistやチームで仕事をする人向けの Asanaという素晴らしいコラボツールなど、選択肢はたくさんあります。

ツールや生産性メソッドを選んだら、できるだけ早くそれにToDoリストやプロジェクトを落とし込みましょう。頻繁にアクセスしやすくて、ワークフローにしっくりくるツールやメソッドを選べばうまくいくはずです。

結局は、中身を確認しやすく、タスクを入力しやすいことが一番です。抱えているタスクの全貌をいつでも確認できますから。

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最終更新:2019/12/4(水) 10:01
ライフハッカー[日本版]

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