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「説明」する際の2つの基本。これを守るだけで仕事の効率は上がる

2019/12/16(月) 6:31配信

ライフハッカー[日本版]

「上司に納得してもらえるような、簡潔で説得力のある説明ができない…」 「後輩や部下に伝わる、わかりやすい説明ができない…」 「自分の説明する力に自信がない…」

自らの「説明する力」について、こうした悩みを抱えている方は少なくないはず。そこでご紹介したいのが、『仕事のできる人が絶対やらない説明の仕方』(車塚元章 著、日本実業出版社)。

著者は、受講者に対し特定のテーマについて説明する仕事をしているという研修講師です。

「説明」とは、あなたが伝えたいことを、相手に正しく理解してもらうことをいいます。つまり、「単に知ってもらう」というだけでは不十分です。相手が“わかる状態”にならないといけないのです。

さらにいえば、わかったうえで“納得する状態”、そして納得したうえで“行動する状態”も意識しなければなりません。(「はじめに」より)

また、説明する情報や相手の状況によって、それに合った説明の仕方がいくつもあるもの。

そこで本書では、さまざまな場面で生かすことのできる実践的な説明の仕方を、具体的な事例を交えながら解説しているわけです。

第1章「仕事の効率が上がる説明の基本」のなかから、2つのポイントを抜き出してみることにしましょう。

「伝える」説明でなく「伝わる」説明をする

著者は本編の冒頭で、「伝える」と「伝わる」の違いに触れています。

伝えるとは「私が伝える」ことなので、主体は“私”。一方、伝わるとは「相手に伝わる」ことですから、主体は“相手”。

ことばとしては似ているものの、本質はまるで違うということです。

しかも、一生懸命に伝えようとすると、かえってわかりづらくなることがあるもの。

一生懸命に伝えること自体は悪いことではないものの、それだけでは相手に伝わる説明はできないということ。

説明の主体は自分ではなく相手なので、相手が理解できていないと意味がないわけです。

そして「伝わる説明」をするため、最初に心得ておきたいのは、なにかを説明する際、自分と相手の常識が一致していればスムーズに話が進むということ。

たとえば顧客に対する呼び方も、「お客さま」「お客さん」「お客」「お得意先」「顧客」「クライアント」などさまざま。

では、こちらが説明する相手はどのことばを使っているでしょうか?

重要な点はここで、つまり相手が「お得意先」ということばを使っているなら、同じことばを使って話をすることが大切だということ。

この場合でいうと、相手にとっては「お得意先」ということばが常識だという考え方になるわけです。

そのため、こうした場合は決して「クライアントにとって大事なことは…」などと説明を始めるべきではないと著者はいいます。

ふだん「お得意先」ということばを使っている相手は、「クライアント? ああ、お得意先のことね」というように、「クライアント」を自分にとって親しみやすい「お得意先」ということばに置き換えてから理解しなければならなくなるから。

でも普段から使い慣れていることばで説明されれば、あいてはそれを違和感なく受け取ってくれるはず。

このように、自分の常識ではなく、相手の常識で説明することが、「伝わる説明」の第一歩になるというのです。

相手が理解できる「説明」とは?

×NG 一生懸命「伝える」説明をする →「伝える」ことにこだわると、相手の反応を感じ取る余裕がなくなったり、自分の常識を押しつけた言葉で説明してしまいます。

○OK 相手に「伝わる」説明をする →相手に伝わらなければ、説明する意味がありません。そのためにまずは、相手の常識にあわせた言葉を使った説明を心がけましょう。

(10ページより)

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最終更新:2019/12/16(月) 9:31
ライフハッカー[日本版]

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