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出世する人は、上司への「ホウレンソウ+α」で差をつける

1/21(火) 8:46配信

bizSPA!フレッシュ

 知っているようで意外と知らない社会人マナー。社会人になりたての頃ならまだしも、入社して3年過ぎても知らなかったり、間違ったマナーを覚えていたりすると、思わぬタイミングで恥をかくことになりますよ!

 今回は、ビジネスに欠かせない「ホウレンソウ」と「確認(カク)」についてです。人財育成や企業コンサルティング、研修、講演や、メディア出演、NHK大河ドラマなどのマナー指導なども行い、28万部の『お仕事のマナーとコツ』(学研)、『かつてない結果を導く 超「接待」術』(青春出版社)など国内外で85冊以上もの著書、監修本もある西出ひろ子氏に、現場で使えて役立つビジネスマナーについて話を聞きました。

 マナー界のカリスマ、西出ひろ子さんが提唱する「ホウレンソウ+カク」を行うときのポイントは何なのか? みなさんも一緒に考えてみてくださいね。

1. 報告:「事実」と「私見」を分けよう

 ビジネスシーンの基本として欠かせない3要素といえば、報告、連絡、相談ですが、これだけではデキるビジネスパーソンとはいえません。

「報告」「連絡」「相談」は、通称「ホウ・レン・ソウ」と略されますが、それに「確認」の「カク」をプラスしましょう。上司や先輩、同僚に対して、仕事の進捗状況などを伝えることは、互いの意思疎通、人間関係の潤滑油にもなる社会人として必須の習慣です。

 実はこの「ホウ・レン・ソウ+カク」。知っているようで知らないことも多いのです! 社会人の仕事のひとつとして、上司や先輩などへの報告は欠かせません。

 報告をおこなうときは、まず「結論を事実に基づいて伝える」ことが重要です。その際、「事実」と「私見」は分けて説明します。両者の区別が曖昧になってしまうと、聞き手が誤解をし、後々トラブルに繋がりかねません。

 そして、「結論は最初に伝える」こと。経過や理由などをだらだらと延々に述べていると、報告を受ける側は、「どうでもいいから、結局、何?」としびれを切らしてしまいます。

 報告の正確性を期するためには「口頭or文書」の判断も重要です。シンプルな内容であれば口頭でも良いのですね。しかし、金額や日数、数量など、数字がからむ場合は、口頭で概要を報告した後、改めて文書かメールで伝えましょう。もちろん、文書やメールを先に作成し、それらを送信したのちに、それに基づきながら、口頭で確認し合うと報告を受ける側はより一層、理解しやすいですね。

 複数の案件がある場合は、優先順位の高いものから報告します。さらに「5W3H」なども活用し、要点を整理しておけば、具体的かつ簡潔な報告が可能となります。

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最終更新:1/21(火) 8:46
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