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社内メールは過去のもの?! 高速レスポンス&迷惑メール皆無の「ビジネスチャット」

Impress Watch 5/15(月) 6:00配信

■メールやメッセンジャーではなく、なぜビジネスチャットなのか

 仕事の現場で「インターネットメール」が普及しだしたのは、2000年前後だったろうか。そのころを境に、名刺へ「xxxx@example.com」形式のメールアドレスを表記する人が急増。電話やFAXが主流だった企業間コミュニケーションが、一気にメールへと移行した。

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 それから10数年が経過した今も、メールは確かにビジネスの中心であり続けている。とはいえ、やはり「メールの限界」を感じている人も少なくない。そこで今、代替手段として注目されているのが「ビジネスチャット」だ。

 一体どこが違うのか? 以下、ポイントを羅列した。

□余計な前置きや署名をつけず、すぐに本旨を書ける

 まずはなんといってもコレだろう。メールを社内の同僚に対して送る場合であっても、その本文冒頭に「山田課長」「佐藤さん」「営業1課のみなさま」「お疲れさまです」などと書くのが普通だろう。意義は確かに分かるのだが、効率を突き詰めるとやはり省略したい。でも上長にはちょっと……といった議論が堂々めぐりになりがちだ。

 これに対してチャットは、そもそも本題から書き始めるのが流儀。件名の概念もない。入力する文字が少なくなれば、書く時間は相対的に減り、ミスも減る。

 メールの末尾につける署名も、よくよく考えれば無駄の元凶。アカウント情報をひも付けておき、そこに会社の住所などを書いていた方が、引っ越し時の対応なども含めて、効率的だ。

 加えて、メールへの返信が重なっていくと「>」が付与された引用文が延々コピーされていき、文面がひたすら長くなっていく。最近はメールソフト側で省略表示する機能もあるが、やはり非効率といわざるを得ない。こういった、こまごまとした不便をブラッシュアップしたのがビジネスチャットである。

□簡単な設定だけで、マルチデバイスで使える

 メールと比べて、設定も大幅に簡単になっている。POPサーバーのような指定を行うこともなく、基本的には専用サイトにアクセスするか、スマホ用アプリをダウンロードして、IDとパスワードでログインすればOKだ。

 それとも関連するが、マルチデバイス対応もほぼ当たり前。送受信したメッセージは基本的にクラウドに置かれており、どのデバイスからでも利用できる。長文を書きたいならキーボード付きのWindows PCを使うし、短い返信ならiPhoneでサッと済ませればいい。ユーザーの利用シーンに応じて使い分けられるメリットは、地味ながら捨てがたい要素だ。

□LINEと似た感覚で使える

 無料メッセージ・通話アプリの「LINE」は、今や日本屈指の利用率を誇る。その影響はビジネスシャットに対しても極めて大きい。吹き出し風のインターフェイスはもちろん、スタンプ、既読/未読の識別などは、どのビジネスチャットでも100%近い確率で採用されている。当然、Facebookメッセンジャーの影響もある。

 悪く言えばまねだが、ユーザーインターフェイスが似ていることにより、“とっつきやすさ”が高くなるのもまた事実。全社的にビジネスチャットを導入するとなると、当然その手のアプリが苦手な層もいるだろうが、LINEと似ていれば操作習得のハードルが低くなる。

□プライベートと仕事でアカウントを分けられる

 普及率をかんがみれば、個人が使用しているLINEアカウントをそのまま仕事に流用している人は相当数いるはず。とはいえ、帰宅後のプライベートな時間帯に上司からメッセージが送ってこられてイヤだとか、何らかの理由でアカウントを分けたいというニーズもある。

 この点、ビジネスチャットは名前の通り「仕事」に特化しているため、メッセージのやりとりにひとつの節度をもたらすことができる。また、端末を紛失した場合の対処として、ビジネスチャットの履歴だけは最悪でもリモートワイプ(遠隔消去)するとか、応用も利く。

□送り間違えの可能性が少ない

 従来のメールを使っていて意外と怖いのが「送り間違え」だ。社内のyamadaさんあてのはずが、社外のyamataniさんに送ってしまった……こんなミス、誰もが一度は犯した経験があるのでは? 送り先を間違えて重要ファイルが社外流出する可能性も当然出てくる。

 もちろんビジネスチャットでも送り間違えの可能性はゼロではないが、多くの場合、あらかじめメンバーを指定してグループを作っておき、そのグループに対してメッセージを送る。ユーザーインターフェイス的には、直前の最終メッセージも表示されるため、確率論として送信ミスは減るだろう。なお、一度送ったチャットを相手の端末から削除する機能も、一部業者は提供中。

□迷惑メールが事実上ない

 迷惑メールは、メールを運用する上で極めて深刻な問題だ。毎日数百通のメールを受信するとして、その半分が迷惑メールだったら……処理にかける時間の無駄さ加減といったら!

 ビジネスチャットは基本的に「社内コミュニケーションツール」であり、アカウントも厳密に管理されているため、ハッキングされたりしない限り、迷惑メッセージが届くことはない。万一ハッキングされても、管理者権限で十分な対処ができる。「届くメッセージが全部安全」ともなれば、処理にかけるモチベーションも変わってくるだろう。

 とはいえ、「信頼している同僚から送られてきた添付ファイルにマクロウイルスが仕込まれていた」という可能性もゼロではない。セキュリティはイタチごっこであることはお忘れなきよう。

□セキュリティが充実している

 業務利用に耐えられるよう、セキュリティのためのさまざまな対策が施されている。端末に保存したデータはもちろん、通信経路についても暗号化しているサービスが大半だ。現状のメールがほぼすべて平文で送られていることを考えれば、圧倒的なアドバンテージである。

 企業のシステム管理者から見た場合も、やれることの幅は広い。アカウントの改廃は当然として、利用できる機能を部署や職責ごとに調整したり、リモートワイプで端末紛失に対処することができる。

■どんなところに気を付けて比較すればいい?

 このように、ビジネスチャットはメールと似て非なるサービスだ。ただ、歴史がまだ浅いため、どんな使い勝手が想像できない人も多いだろう。加えて、新興ジャンルゆえに参入企業が多く、どこから手をつけていいか難しい側面もある。

 そこで、サービスを比較する上でどこに気を付ければ良いのか、具体的なポイントを7つにまとめた。

□チャット以外にどんな機能が使えるか

 先に述べた通り、ビジネスチャットはその仕様面でLINEに大きく影響を受けている。やや乱暴ではあるが「基本的にはどのビジネスチャットもLINEっぽく使える」と断言して構わないだろう(もちろん細かな仕様の違いはあるが)。

 その一方で、ビジネスチャット以外にどんな機能がセットになっているかは、事業者ごとにまったく哲学が異なっている。シンプルにビジネスチャットだけに絞る業者があるかと思えば、To Do機能があったり、共有カレンダー機能と合わせてグループウェア的に使えたり、音声・ビデオ通話、社内限定SNSなどを追加して、とにかく多機能というところもある。

 すでにG Suite(Google Apps for Work)やOffice 365を導入している企業の場合、ビジネスチャット以外の機能はむしろ余分になるケースもある。ユーザーの実情に応じて、選択しよう。

□料金体系はどうなっているか~無料プランの有無、最小ユーザー数などに注意

 ビジネスチャットは、原則として有料。無料プランを用意する事業者もあるが、それはむしろ少数派だ。1ユーザーあたり数百~千数百円の月額コストがかかると見て間違いない。従業員数百人規模の会社となれば、慎重な試算が必要になってくる。

 また、契約プランは利用機能や付随するクラウドストレージ容量などに応じて、2~3種類から選べるのが普通。当然、高額なプランになるほど、高機能・高セキュリティになっていく。

 課金の方法は「月額○○○円×ユーザー数」という計算が基本。ここに最低利用期間、最小ユーザー数などの条件が加味される。

□LINEと同じように使えるか

 チャットアプリに関して、日本国内では「LINE」という圧倒的存在がある。ビジネスチャットサービス各社はこれを“お手本”とし、LINE的な機能をしっかりと固めつつ、その上で独自の味付けを施している。

 ビジネスチャットを新規導入するとなると、操作方法のレクチャーも当然必要になってくる。しかしすでにLINEを使えるユーザーであれば、新ツールへの抵抗感は当然下がるだろうし、操作を覚えるスピードも速いはずだ。つまり、導入がスムーズにいく。

 画面の見やすさ、操作方法などを確認するには、無料試用制度を活用したい。ほぼすべての事業者が2週間~1カ月程度の試用期間を設けている。メッセージの送受信速度、「既読」判定の実態、スタンプの種類、一度送ってしまったメッセージを削除できるかなど、気になる部分をドンドンチェックしよう

□グループ外のメンバーとチャットできるか

 ビジネスチャットは基本的に「グループ内コミュニケーション」のツール。全世界で普及している「xxxx@example.com」形式のメールほどの汎用性はなく、多くの場合は社内でのみ使われる。ビジネスチャットを導入しても、すぐにメールを廃止するわけにはいかない。この点は十分認識しておきたい。

 とはいえ、人々の働き方は多様化している。ベンチャー企業が外部プログラマーを招き、一時的に社内チャットグループに参加してもらいたいというケースもあるだろう。無料プランのあるサービスなら比較的は容易だが、月数百円とはいえコストがかかると話はまた別。この対処として、ゲスト参加機能があるかも確認しておいた方がいい。

□PCアプリが用意されているか

 まず大前提として、今回紹介するビジネスチャットはほぼすべてマルチデバイス環境に対応している。iOS/Android向けにはそれぞれの公式ストアを通じて専用のクライアントアプリが配信されている。

 ただし、PC版の運用環境はバラツキがある。基本的には「ブラウザー版」「Windows/Mac向け専用アプリ」の2種があり、どれか1つ、あるいは両方を提供している例が多い。ブラウザー版の場合、Windows/Macを問わず動作するが、チャット着信時の即時通知などで弱みを持つ。とはいえ、仕事中は常にブラウザーを起動しっぱなしにしてるとか、チャットに対してそこまで早急にレスポンスする必要がなければ、まったく問題はないだろう。

 専用アプリ版は全体的に高機能だが、当然何らかのアプリをインストールしなければ動かない。社内のPC運用ルールの都合で新規アプリの導入が難しいケースもあり得る。ブラウザー版・専用アプリ版どちらを優先すべきかは、ユーザーごとに判断したい。

□オンプレミス版があるか

 ビジネスチャットのインフラは原則としてクラウド。サーバーは事業者側で管理してくれる。だからこそ、簡単に導入できるわけだ。

 ただし、セキュリティ上の理由でクラウドを導入できない企業・部署もある。その対応として、オンプレミス版のビジネスチャットを提供する事業者が存在する。システム管理者への負担は増えるものの、この選択肢があること自体、頭の片隅に置いておいてほしい。

□必要とするセキュリティおよび管理機能があるか

 こちらも重要な要素だ。例外はあるが、基本的にビジネスチャットサービスは通信経路が暗号化されている。運営事業社側も各種のセキュリティ認証を取得するなど、安全性確保に力を入れている。

 その上で、アカウントの管理機能のレベルについては、料金プランによって差をつける場合が多い。IPアドレスやデバイスの制限、グループチャット参加権限のコントロール、ファイル送受信機能の利用可否などが対象だ。

 このほか、最近では万一トラブルが発生した場合の内部監査用として、管理用ログのエクスポート機能を充実させる業者も増えている。

■ビジネスチャット事業者を徹底紹介!

 それでは具体的な事業者をご紹介していこう。ここまでに取り上げたポイントと、そしてユーザー側の事情を照らし合わせながら、ぜひ最適なビジネスチャットを見つけてほしい。

※価格は全て税別価格です。

□チャットワーク

http://www.chatwork.com/ja/
1ユーザー月額0円から

 2011年3月にサービスを開始。ビジネスチャットサービスの中でも特に高い知名度を誇る。魅力の1つに広告付きの無料プランがある。このため「ビジネスチャットって何?」「一度も使ったことがないんだけど」という人でも試しやすい。

 複数人が同時に参加する「グループチャット」が機能の主軸で、無料プランでは最大14グループに参加できる。このほか「タスク管理」では、自分でやるべき仕事をメモしておいたり、相手に仕事を依頼したりできる。

 有料プランで最も安価なのは1ユーザー月額400円の「パーソナル」。グループチャットへの参加数が無制限になるほか、複数人でのビデオ通話も可能。チャットワーク導入企業が、フリーランスで働く外部関係者を巻き込んでチャットしたいという場合に役立つだろう。

□トークノート

https://talknote.com/
1ユーザー月額980円から(要・年間契約)

 2011年6月にサービスを開始。公式サイトを見ても分かるように、「社内SNS」としての機能性が強くアピールされている。一般的なSNSのタイムラインにあたる機能が「グループ」だが、ここで営業日報を投稿したりする一方、社内イベントの告知を行うこともできる。

 これに加えて「メッセージ」の機能を実装。SNSへの投稿とはまた違ったレベルでの情報共有が行える。

□WowTalk

https://www.wowtalk.jp/
1ユーザー月額300円から

 低価格オフィス統合ソフトなどで知られるキングソフトが展開していたが、4月よりもともとの開発元である子会社のワウテックへ事業が移管された。こちらもやはり本分は「社内SNS」。Facebook風の情報共有機能である「タイムライン」機能に加え、1対1ないしグループでの「トーク」機能を搭載している。また、先ごろ「タスク管理」も追加された。

 メンバー間の無料音声通話機能が統合されているのも特徴。スマートフォン向けのWowTalkアプリを使えば、一般的なIP電話とほぼ同じ感覚で使える。ビデオ通話もサポートする。

□InCircle

https://www.incircle.jp/
1ユーザー月額150円(最小ライセンス数30、100ユーザー未満の場合は年額一括払い)

 データ復旧・バックアップ関連のソリューションを展開するAOSテクノロジーズの関連会社が運営。SNS的な機能は最小限で、ビジネスチャットにほぼ特化した仕様。そのためか、1ユーザーあたりの月額料金もほかの事業者と比較して抑えめ。なお、6月以降の新規ユーザーは1ユーザー月額180円へ価格改定される。

 「トークルーム」という単位でグループチャットが構成され、これらは所属部署やプロジェクトに応じて複数作成・参加できる。実際のユーザーインターフェイスはLINEを強く意識しており、「既読」の表示などが可能。

 なお、料金体系はまったく異なるが、「オンプレミス版」も展開中。セキュリティポリシーの関係上、クラウドサービスが利用できない官公庁、医療機関などでもビジネスチャットを導入できるとしている。

□LINE WORKS(Works Mobile)

https://line.worksmobile.com/jp/
1ユーザー月額300円から(年間契約時)

 ワークスモバイルジャパンが運営。同社は、ご存じ「LINE」の運営会社と親会社が同じ。兄弟会社であることから、サービス名称を2月には「Works Mobile」から「LINE WORKS」へと改めた。

 「LINEとつながる唯一のビジネスチャット」とアピールしており、具体的にはLINE WORKSを導入した企業のユーザーが、通常のLINEアプリを利用している外部ユーザーとそのままトークできる。スタンプ機能でもLINEのおなじみのキャラクターがズラリ。

 最廉価プランで提供されるのはトークと無料通話(音声・ビデオ)程度だが、上位プランになればカレンダーやファイル共有が追加される。なお、PCではブラウザーから利用可能。

□direct

https://direct4b.com/ja/
月額6000円(ユーザー数10名まで)から

 スタンプ対応のトーク機能を中心に提供。課金を1ユーザーごとではなくプランごとに「10名まで」「20名まで」としていたり、下位プランではトークのログ保存期間を60日~90日に制限するなど、やや独特。

 また、社外ユーザーとのコミュニケーション用に「ゲストモード」という有料オプションも準備している。

 いち早くチャットボットに取り組んでいるのも特徴で、無料のボットレンタルサービスが提供されている。

□Wantedly Chat

https://www.wantedly.com/chat
1ユーザー月額0円から

 ビジネスSNS「Wantedly」の運営会社によるサービス。チャットに特化したシンプルな操作性を特徴としており、チャットのタイムライン上でそのまま共有ファイルをプレビューできるようにした。

 また、無料プランの機能が充実しており、チャットグループ参加数の制限はなし。月額400円の「ビジネス」プランとも基本的なチャット機能は変わらず、有料プランではデバイス管理機能やサービスレベル保証などが拡張される。

□co-meeting

http://www.co-meeting.com/ja
1ユーザー月額0円から

 ビジネスチャットとはやや異なり、基本的には「掲示版」という位置付け。オンライン上のテキストコミュニケーションでも会議並みの議論ができるよう、テキスト入力の内容が1文字単位で相手に伝わる「ライブタイピング」機能などを備える。

 無料プランでは「フリーグループ」が利用でき、有料プランでは、全文検索機能などが強化された「ビジネスグループ」を別途作成可能。なお、専用のクライアントアプリはそもそも公開されておらず、PC・スマートフォンともにブラウザー上で利用する方式。

□TEんWA

https://www.tento.camp/tenwa/
1ユーザー月額248円から(最小ユーザー数25名)

 トーク(チャット)、ToDo管理、ファイル管理機能を一体的に提供。また、外部メンバーを無料招待する機能を備える。また、管理系の機能として、統計の参照が可能。スタンプの送受信数、発言週リズムなどを後から確認できる。

 IPアドレス制限やファイルのアップロード・ダウンロード制限を行うにはオプション契約が必須。また、個別対応ながらシングルテナント(オンプレミス)での導入も可能。

□ChatLuck

https://www.chatluck.com/
1ユーザー月額300円から(最小ユーザー数5名)

 グループウェア「desknet's NEO」を展開するネオジャパンのサービス。チャット機能に加え、タスクやスケジュールの管理にも対応する。特定時間帯のプッシュ通知を停止したり、メッセージを投稿後一定時間は内容を編集できるなど、ビジネス用途を意識した機能が多数。

 クラウド版サービスに加え、サーバーにインストールして使うためのパッケージ版ライセンスもある。こちらはチャットルーム開設数の上限によって価格が変わってくる。

□TopicRoom

https://www.ntt-tx.co.jp/products/topicroom/
1ユーザー年額3600円から(最小ユーザー数10名)

 NTTテクノクロスが展開するビジネスチャットサービス。NTTグループが定めるクラウド運用ガイドラインに準拠するなど、特にセキュリティに配慮しているという。

 一例として、端末にはデータを残さないようになっており、遠隔での強制ログアウトも可能。

□V-CUBE Gate

https://jp.vcube.com/service/gate
1ユーザー月額0円から

 無料プランを用意したビジネスチャットサービス。月額200円の有料プランになると、管理者参照用チャットログの保存期間無制限化、デバイスのセッション管理機能が利用できる。

□番外編~Slack

https://slack.com/

 海外でもビジネスチャットは使われ始めている。その代表例が「Slack」だ。報道によれば、2016年10月の段階で有償ユーザー数は100万人を超えているという。日本でも注目を浴びているが、公式サイトはおろか、実際のユーザーインターフェイスも英語表記が基本。外資系企業はともかく、一般的な日本企業が全社的に導入しようという場合、そのハードルは極めて高いだろう。

 なお、Slackに触発されてか、Googleやマイクロソフトからも対抗と見られる製品がリリースされている。ビジネスチャットが国際的なトレンドとなっていくか、注目だ。

INTERNET Watch,森田 秀一

最終更新:5/15(月) 6:00

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