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Gメールの使いにくさを解消する8つのヒント

ウォール・ストリート・ジャーナル 5/18(木) 17:22配信

――筆者のジョアンナ・スターンはWSJパーソナルテクノロジー担当コラム二スト

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 親愛なる皆さまへ

 このEメールを受信箱から無事に探し当てることができるよう、祈っています。

 上司や親戚から届くメールやGAPの10%割引セールのお知らせなどで、メールの受信トレイは常に混雑気味だ。その結果、重要な連絡を見落とすことも多い。筆者もこの問題に悩まされ続けてきたが、問題は自分ではなくメール自体にあることに気づいた。具体的に言えばグーグルのメールサービス、Gメールの問題だ。

 10年前、Gメールはわれわれにとって救世主のような存在だった。処理も速く、容量も多く、そのシンプルさにも驚かされた。だがそれ以降、Gメールは世界で最も人気があるメールサービスになりながらもあまり大きく変化をしていない。

 一方でグーグルはウェブ版のデザインを2011年以降大幅に変えていないとしているものの、タブ付き受信トレイを導入するなど多くの機能を追加している。Gメールの開発チームはInbox(インボックス)といったサービスやモバイル向けのGメールアプリも手掛け、今週にはスマートフォンのみで使える新たな「スマートリプライ」機能を公開する。

 とはいえ、これら機能を見つけるのは秘密基地への入り口を探るようでなかなか難しい。そのため今回はGメールの使いにくさを解消するヒントをまとめてみた。

 

 ・優先順位を付ける

 Gメールは2つの方法を使って受信したメールを自動的に仕分けてくれる。受信トレイと、優先トレイだ。デフォルト設定の受信トレイは、「友達があなたの投稿にコメントしました」や「セール開催中!」といった内容のお知らせを、自動的にソーシャルメディア(SNS)からの通知や広告と認識して振り分けてくれる。これを別のタブに変えたい場合は、変更したい先にメッセージを移動させればいい。(ちなみにGメールのアプリを使っている場合、重要メールのみを通知するよう設定すれば不必要な連絡が含まれなくなって便利だ)。

 一方の優先トレイはメッセージをさまざまな層にして整理し、重要だと判断した未読メールにフラッグを付けて一番上に表示してくれる。その下にはスター付きメールが並び、さらにその下にその他のメールが自動で分類されるシステムだ。優先トレイにしたい場合は設定から受信トレイのタブをクリックし、受信トレイの種類を変えることで変更できる。

 受信ボックスをどう整理するかについては個人の趣味が関わってくるのでアドバイスはないが、筆者はスレッド機能を使ってメールでのやりとりをまとめている。それが苦手な場合は、設定でオフにすることも可能だ。受信箱を常に空にしておきたい場合は、グーグルが提供するInboxの利用を進めたい。そちらでは複数のメールの通知をオフにし、削除するよう設定もできる。

 ・星とラベルの利用

 Gメールに届くメッセージはさまざまな形でタグづけされるので、覚えておこう。スターの印は再度読む必要があるメールにつけるといい。設定を変えれば色を変えることも可能だ。ラベルは同一プロジェクトか同じようなメッセージを仕分けるのに便利だ。

 ・素早い検索を

 Gメールの検索機能は素早いが、検索結果をスクロールするのには時間がかかる。そのため検索ボックス内の下向きの矢印をクリックして、さまざまな条件で結果を絞り込んでみよう。モバイル向けのGメールでも、検索ボックスにショートカットを入れることが可能だ。例えば筆者から届いたすべてのメールを見つけたい場合には、「from:joanna.stern@wsj.com」と打ち込めばいい。グーグルを使って検索する際に使ういくつかのコマンドは、Gメールでも有効だ。一致する文章のみを探したい場合は引用符を使えばいいし、検索結果から特定の内容を排除したければマイナス記号を使うこともできる。

 ・メールを簡単に作成

 iPhoneやアンドロイドのスマホを利用している場合、キーボードのショートカットを使って素早く返信をタイプすることができる。Gメールが返信内容を自動的に提案してくれる「スマートリプライ」機能も利用できる。17日にアップデートされたこの機能(訳注:現時点で英語のみ対応)は、受け取ったメッセージの内容を分析して定型文を提案してくれる。利用者の心を読むことはできないものの、簡潔な返信には便利だ。

 同じ内容のメールを繰り返し打ち続けることに疲れた場合は、文章を事前に登録して返信定型文を送ろう。設定からLabsを選び、返信定型文を有効にして文章を保存しておけばいい。利用する際はメール作成画面の下向きの矢印を選択し、返信定型文を選択するだけだ。

 ・フォーマットを無効に

 テキスト文をワードやオンラインからコピーしてメール作成画面に貼り付けて送ると、送信側では普通に見えても相手には違ったフォーマットで届くことがある。これを避けるためには「Ctrl+ V」で貼り付けるのではなく、「Ctrl + Shift + V」で貼り付けるのがコツだ。

 キーボードのショートカットに関しては、主なGメールのコマンドを覚えるだけで1週間あたり1時間は作業時間を短縮できると筆者は考える。この記事にある切り取り部分をプリントアウトし、ぜひディスプレーの横に貼って活用してもらいたい。

 ・送信の取り消し

 送信ボタンをクリックした直後にメールを送ったことを後悔したことはないだろうか?その場合、Gメールには送信取り消し機能がついているので利用するべきだろう。この機能はiPhoneでは最初から有効になっていて、送信を押した直後に取り消しボタンが5秒ほど表示されるしくみだ。

 ウェブサイトで利用する場合は設定から「送信取り消し」の項目へ移動し、有効にしよう。取り消し可能な時間は5秒、10秒、20秒、そして30秒から選ぶことができる。

 ・プレビューパネルを有効にする

 Gメールをアウトルックのような画面で利用したい場合は、「プレビューパネル」を設定すればいい。これなら受信トレイとメール内容を同時に表示することが可能だ。設定からLabsへと移動し、プレビューパネルを有効にするだけで使用できる。設定を変更した際は保存することを忘れずに。その後は受信件数の横に現れるアイコンを選択して、プレビューパネルを立ち上げることができる。

 ・メールをやめる

 受信トレイに並ぶ長いスレッドは、チャットやテキストのやりとり、あるいは電話などで代替できるものが多いはずだ。職場でならグーグル・ハングアウトやスラックといったグループコミュニケーションソフトを使う手もある。家族や友人とならばアップルのiMessageやフェイスブックメッセンジャーを使って、普通のテキストメッセージを送り合うのがいいかもしれない。

 以上、こうしたヒントを友人や家族や同僚に転送してみてもらいたい。もちろんGメールで。それではまた。

 ジョアンナより

By Joanna Stern

最終更新:5/18(木) 17:22

ウォール・ストリート・ジャーナル