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前の人が出ていかない…ありがちな「会議室問題」スマートな対応は?

3/22(木) 7:00配信

withnews

 社内で打ち合わせをする時、「予約していたはずの会議室が空いていない…」といった経験がある人はいるかと思います。そんな時、あなたはどんな対応を取りましたか? また周囲の人はどのような対応を取っているでしょうか?
 ささいなようで職場によってはかなり遭遇することが多い会議室問題。どうするのが良いのかをマナー講師や秘書検定面接官を務める杉本直鴻さんに聞きました。

【マンガ】前の人が延長して入れない…あるあるな「会議室問題」スマートな対応とは?

前の会議の参加者が自発的に出てくれるように

 前提として、会議室をすでに使っている人に自発的に出てもらえる形を目指しましょう。催促をされて追い出されるような形よりも、出なければいけないと思わせる対応をするということです。
 また、前の会議が長引いていた場合、理由があると考えましょう。ただの雑談が続いていることもあれば、重要な問題が発覚しているのかもしれません。

 それらを踏まえて具体的な対応方法ですが、「内線電話をかける」もしくは「メモを入れる」のどちらかがおすすめです。王道の対応なので堂々とやっていきましょう。

 段階を追ってになりますが、まずは内線電話がいいかと思います。内線電話の場合、誰からどういった内容の連絡が入っているのかが相手側にはわかりません。会議の雰囲気や流れは参加者でなければ分からないので、その場に合った適切な形での退出を促すことができます。

 それでも動きが見えない場合は、ノックをして、会議室を待っている旨のメモ用紙を渡しましょう。社外の人と打ち合わせている時は、相手にどういった内容のメモがやり取りされているかはわからないようにするように気を付けましょう。
 単純に会議室に別の人が入ってくるというだけでかなり目立ちますので、メモを渡された人以外にも何かしらの気づきを与えることができ、退出に向けた行動を起こしやすくなります。

 どうしても動きがない場合は別の会議室を確保しましょう。会議の様子を見て、もし難しそうな雰囲気を感じたら、もう少し早いタイミングで探し始めてもいいかもしれません。

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最終更新:3/22(木) 7:00
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